Hãy tuyển người đầu tiên khi bạn đã làm không xuể những việc lặp lại, khách bắt đầu phải chờ hoặc bị bỏ sót, và doanh thu đủ trả lương cho người đó ít nhất vài tháng kể cả khi bán chậm lại. Chọn người đáng tin, chịu học và hợp cách làm việc hơn là người giỏi nhất mà không hợp. Và viết rõ việc của họ trước ngày họ bắt đầu.
Người đầu tiên quan trọng hơn người thứ mười. Họ cùng bạn đặt ra cách làm việc mà những người sau sẽ theo.
Dấu hiệu đã đến lúc
Dấu hiệu rõ nhất là bạn bắt đầu từ chối việc, giao trễ, hoặc chất lượng giảm vì không đủ thời gian. Mỗi đơn bị bỏ lỡ là doanh thu mất đi; mỗi khách thất vọng là khách có thể không quay lại.
Dấu hiệu thứ hai là bạn dành phần lớn thời gian cho những việc lặp lại mà người khác làm được sau vài tuần học: đóng gói, trả lời tin nhắn cơ bản, dọn dẹp, giao hàng. Trong khi những việc chỉ bạn làm được — tìm khách lớn, cải tiến sản phẩm — bị bỏ dở.
Dấu hiệu thứ ba là sức khoẻ của bạn. Làm việc mười mấy tiếng mỗi ngày trong vài tháng có thể chịu được, nhưng không bền. Một chủ doanh nghiệp kiệt sức ra quyết định tồi.
Nhưng chỉ có dấu hiệu bận rộn thì chưa đủ. Phải có tiền. Tính xem doanh thu hiện tại sau khi trừ chi phí có đủ trả lương thêm một người không, và có đủ trong vài tháng nếu bán chậm lại không.
Có một cách thử trước: thuê bán thời gian hoặc theo việc cho những giờ cao điểm. Nếu thấy hiệu quả, chuyển sang toàn thời gian. Cách này giảm rủi ro cho cả hai bên.
Chi phí thật của một nhân viên
Chi phí của một nhân viên không chỉ là lương. Còn các khoản bảo hiểm theo quy định, phụ cấp, thưởng dịp lễ Tết, chi phí đào tạo, thời gian của bạn để hướng dẫn, đồng phục, dụng cụ làm việc.
Những tuần đầu, nhân viên mới chưa làm ra nhiều. Họ cần học, và bạn cần dành thời gian dạy. Năng suất thường thấp hơn trong giai đoạn này, nên hãy tính trước khoảng thời gian đó.
Cũng có chi phí ẩn khi tuyển sai: thời gian tuyển lại, đào tạo lại, những lỗi họ gây ra với khách. Đó là lý do tuyển chậm mà chắc thường rẻ hơn tuyển nhanh.
Ngược lại, hãy tính cả giá trị họ mang lại: những đơn bạn có thể nhận thêm, thời gian bạn được giải phóng để làm việc tạo ra nhiều tiền hơn. Một nhân viên tốt thường mang lại nhiều hơn chi phí của họ, nếu bạn dùng thời gian rảnh ra đúng cách.
Làm đúng các thủ tục lao động theo quy định ngay từ người đầu tiên. Hợp đồng rõ ràng, đóng bảo hiểm đúng luật. Làm tắt lúc đầu để tiết kiệm sẽ thành rắc rối lớn hơn về sau.
Chọn người đầu tiên
Đáng tin cậy. Họ sẽ cầm tiền, cầm hàng, gặp khách khi bạn vắng mặt.
Chịu học. Doanh nghiệp nhỏ thay đổi liên tục, người cứng nhắc khó theo.
Làm được nhiều việc. Giai đoạn đầu không có chỗ cho người chỉ làm một việc.
Thái độ với khách. Kỹ năng dạy được, thái độ khó dạy hơn nhiều.
Hợp với cách bạn làm việc. Không cần giống bạn, nhưng phải làm việc được với nhau.
Ổn định. Có kế hoạch gắn bó ít nhất một thời gian.
Trung thực về khả năng. Người nói “em chưa biết, em sẽ học” đáng tin hơn người cái gì cũng biết.
Ở gần hoặc đi lại thuận tiện. Giảm đi trễ, nghỉ đột xuất.
Có người giới thiệu đáng tin. Một lời từ người bạn tin có giá trị lớn.
Không ngại việc chân tay. Doanh nghiệp nhỏ ai cũng phải xắn tay áo.
Có thể bù chỗ yếu của bạn. Bạn giỏi bán hàng thì tìm người cẩn thận sổ sách, và ngược lại.
Cẩn trọng khi tuyển người thân. Được nhưng cần nói rõ vai trò và nguyên tắc từ đầu.
Phỏng vấn và thử việc
Đừng chỉ hỏi những câu chung chung như điểm mạnh điểm yếu. Hãy hỏi về tình huống thật: nếu khách giận vì hàng giao trễ, em sẽ nói gì; nếu thấy đồng nghiệp lấy hàng không ghi sổ, em làm gì. Câu trả lời cho thấy cách họ nghĩ.
Hỏi về những việc họ đã làm trước đây, cụ thể. Họ làm gì mỗi ngày, gặp khó khăn gì, xử lý thế nào, vì sao nghỉ. Người kể chuyện cụ thể thường đã thật sự làm.
Cho làm thử một việc nhỏ có trả công: đóng gói vài đơn, trả lời vài tin nhắn khách giả định, phụ bán một buổi. Quan sát cách họ làm, hỏi, tiếp nhận góp ý.
Nói thật về công việc: những phần vất vả, giờ giấc, mức lương. Người chấp nhận khi đã biết rõ sẽ ở lâu hơn người bị bất ngờ sau một tuần.
Có giai đoạn thử việc rõ ràng theo quy định, với tiêu chí cụ thể. Cuối giai đoạn, nói chuyện thẳng thắn về điều tốt và điều cần cải thiện, rồi quyết định.
Những tuần đầu quyết định nhiều thứ
Ngày đầu tiên, giới thiệu họ với doanh nghiệp: bạn làm gì, cho ai, điều gì quan trọng nhất với khách. Người hiểu vì sao sẽ làm tốt hơn người chỉ biết làm gì.
Giao việc từ dễ đến khó. Tuần đầu những việc lặp lại, ít rủi ro. Khi họ làm tốt, giao thêm việc cần phán đoán. Đừng thả họ vào việc khó ngay rồi trách khi sai.
Viết ra cách làm những việc chính, dù chỉ là danh sách vài bước. Nó giúp họ học nhanh hơn và giúp bạn nhận ra những chỗ mình làm theo thói quen mà chưa từng giải thích.
Góp ý sớm và cụ thể. Một lỗi nhỏ được chỉ ra ngay dễ sửa hơn một thói quen đã hình thành. Khen cũng cụ thể: em xử lý khách lúc nãy rất khéo, chứ không chỉ nói làm tốt lắm.
Cuối mỗi tuần, dành vài phút hỏi họ thấy thế nào, có gì chưa rõ, có gì muốn đề xuất. Người mới thường thấy những điều bất hợp lý mà bạn đã quen không còn để ý.
Sai lầm khi tuyển người đầu tiên
Tuyển vội vì quá bận. Người không hợp làm bạn bận hơn.
Tuyển người quen chỉ vì tiện. Khó góp ý, khó cho nghỉ.
Không viết rõ việc. Hai bên kỳ vọng khác nhau.
Trả lương quá thấp. Người tốt không ở, phải tuyển lại liên tục.
Không làm hợp đồng. Rủi ro pháp lý và mâu thuẫn về sau.
Giao hết rồi bỏ mặc. Người mới cần hướng dẫn và theo dõi.
Làm thay khi họ làm chậm. Họ không bao giờ học được.
Kỳ vọng họ làm như mình. Bạn là chủ, có động lực khác hẳn.
Không giao quyền quyết định nào. Mọi việc nhỏ đều phải hỏi bạn.
Không góp ý thẳng thắn. Vấn đề nhỏ thành lớn.
Giữ người không hợp quá lâu. Ảnh hưởng khách và những người sau.
Không tính chi phí ngoài lương. Ngân sách bị vượt mà không hiểu vì sao.
Viết mô tả công việc đơn giản
Tên vị trí dễ hiểu. Nhân viên bán hàng kiêm đóng gói, không cần chức danh to tát.
Việc chính mỗi ngày. Liệt kê năm bảy việc cụ thể, theo thứ tự quan trọng.
Việc thỉnh thoảng. Kiểm kho, dọn dẹp lớn, hỗ trợ dịp cao điểm.
Giờ làm và ngày nghỉ. Ghi rõ ca, giờ nghỉ trưa, cách đổi ca.
Mức lương và cách tính. Lương cứng, thưởng theo gì, trả ngày nào.
Thời gian thử việc. Bao lâu, lương thử việc, tiêu chí đánh giá.
Người báo cáo. Trong doanh nghiệp nhỏ thường là chủ, ghi rõ để khỏi lẫn.
Quyền tự quyết ban đầu. Được đổi trả cho khách trong mức nào, được giảm giá không.
Kết quả mong đợi sau một tháng. Làm thành thạo những việc gì.
Kết quả mong đợi sau ba tháng. Tự xử lý được những tình huống nào.
Quy định cần tuân thủ. Giữ tiền, giữ hàng, bảo mật thông tin khách.
Cơ hội phát triển. Làm tốt thì có thể nhận thêm việc gì, quyền lợi gì.
Câu hỏi thường gặp
Khi nào nên tuyển nhân viên đầu tiên?
Khi bạn làm không xuể việc lặp lại, khách bắt đầu bị bỏ sót, và doanh thu đủ trả lương cho người đó trong vài tháng kể cả khi bán chậm lại.
Nên tuyển người giỏi hay người đáng tin?
Với người đầu tiên, sự đáng tin, chịu học và thái độ với khách thường quan trọng hơn kỹ năng, vì kỹ năng dạy được.
Chi phí của một nhân viên gồm những gì?
Lương, bảo hiểm theo quy định, phụ cấp, thưởng, đào tạo, dụng cụ làm việc và thời gian của chủ để hướng dẫn.
Phỏng vấn nhân viên nên hỏi gì?
Hỏi về tình huống cụ thể và những việc họ đã làm trước đây, cho làm thử một việc nhỏ có trả công và nói thật về công việc.
Có nên thuê bán thời gian trước?
Đó là cách thử ít rủi ro. Thuê cho giờ cao điểm, nếu thấy hiệu quả thì chuyển sang toàn thời gian.