Giao việc không phải là ra lệnh rồi chờ, cũng không phải đứng sau lưng chỉnh từng chi tiết. Giao việc tốt là nói rõ kết quả cần đạt, ranh giới nào người kia được tự quyết, khi nào báo lại — rồi chấp nhận họ làm theo cách khác mình, miễn là đạt kết quả.
Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ than không ai làm được như mình, rồi làm thay tất cả, rồi kiệt sức. Thường vấn đề không nằm ở nhân viên mà ở cách giao.
Vì sao chủ doanh nghiệp hay làm thay
Lý do phổ biến nhất là “tự làm nhanh hơn”. Đúng, lần này tự làm nhanh hơn giải thích. Nhưng lần sau, lần sau nữa, bạn vẫn phải tự làm. Thời gian dạy một lần được trả lại nhiều lần.
Lý do thứ hai là sợ sai. Nhân viên làm sai có thể làm mất khách, mất tiền. Nhưng nếu không bao giờ để họ làm, họ không bao giờ học, và bạn mãi là người duy nhất làm được.
Lý do thứ ba, ít ai thừa nhận, là thích cảm giác được cần. Mọi việc phải qua tay mình cho cảm giác quan trọng. Nhưng doanh nghiệp phụ thuộc hoàn toàn vào một người thì không lớn được và không nghỉ được.
Lý do thứ tư là giao không rõ, nhân viên làm không đạt, chủ kết luận nhân viên kém và lấy lại việc. Vòng này lặp lại mà không ai nhận ra gốc rễ là cách giao.
Nhận ra lý do của chính mình là bước đầu. Không có gì sai khi thấy mình trong cả bốn lý do trên; hầu hết người làm chủ đều đã qua đó.
Giao một việc cho rõ
Kết quả cần đạt. Mô tả như thế nào là xong và xong tốt.
Vì sao việc này quan trọng. Người hiểu mục đích làm tốt hơn người chỉ biết làm gì.
Hạn chót. Ngày giờ cụ thể, không phải “sớm sớm”.
Nguồn lực có sẵn. Tiền, dụng cụ, người hỗ trợ, thông tin.
Ranh giới tự quyết. Được quyết gì, chi bao nhiêu, cần hỏi khi nào.
Mốc báo cáo. Khi nào cập nhật tiến độ, bằng cách nào.
Ví dụ mẫu nếu có. Một lần làm trước của bạn giúp hình dung.
Những điều tuyệt đối không được làm. An toàn, pháp lý, cam kết với khách.
Người để hỏi khi vướng. Không phải lúc nào cũng là bạn.
Cách đánh giá kết quả. Tiêu chí rõ để hai bên cùng nhìn.
Xác nhận lại hiểu đúng. Nhờ họ nói lại bằng lời của họ.
Ghi lại. Một tin nhắn tóm tắt tránh hiểu nhầm.
Chấp nhận khác cách, giữ đúng kết quả
Một trong những điều khó nhất là để người khác làm theo cách của họ. Bạn có cách riêng, đã quen nhiều năm. Nhân viên có thể làm khác: thứ tự khác, công cụ khác, lời nói khác.
Hãy phân biệt cách làm khác và cách làm sai. Khác mà vẫn đạt kết quả, đúng hạn, an toàn, khách hài lòng thì là khác. Sai là khi kết quả không đạt hoặc vi phạm điều không được làm.
Can thiệp vào những khác biệt không quan trọng làm nhân viên mất động lực. Họ cảm thấy không được tin, và dần dần chỉ làm đúng từng chữ bạn nói, không suy nghĩ thêm.
Đôi khi cách của họ còn tốt hơn. Người trẻ có thể dùng công cụ bạn không biết, người mới có thể thấy bước thừa bạn đã quen. Hãy mở lòng học.
Khi thật sự cần một cách làm cố định — vì an toàn, vì chất lượng nhất quán — hãy giải thích lý do và viết thành quy trình. Người hiểu lý do sẽ tuân thủ tự nguyện hơn.
Kiểm tra đúng lúc, không đứng sau lưng
Giao xong rồi biến mất cũng sai như đứng sau lưng. Cần theo dõi, nhưng theo những mốc đã thống nhất, không phải bất cứ lúc nào bạn lo lắng.
Với việc mới hoặc người mới, mốc kiểm tra dày hơn. Với việc quen hoặc người đã chứng tỏ được, mốc thưa dần. Đây là cách xây niềm tin từng bước.
Khi kiểm tra, hỏi về kết quả và vướng mắc, không hỏi từng thao tác. Em đang ở đâu, có gì cần giúp, có rủi ro nào làm trễ hạn không.
Nếu thấy có vấn đề, hỏi trước khi chỉ đạo. Em định xử lý thế nào? Nhiều khi họ đã có phương án. Nếu chưa, gợi ý thay vì ra lệnh, để họ vẫn là người làm chủ việc.
Chỉ lấy lại việc khi thật sự cần: rủi ro lớn với khách, sắp trễ hạn không thể cứu. Và khi lấy lại, giải thích vì sao, để lần sau họ biết.
Khi việc được giao không đạt
Việc không đạt là chuyện sẽ xảy ra. Cách bạn phản ứng quyết định nhân viên có dám nhận việc tiếp không.
Trước khi trách, tự hỏi: mình đã giao đủ rõ chưa, đã cho đủ nguồn lực chưa, đã kiểm tra đúng mốc chưa. Nếu câu trả lời là chưa, phần lỗi thuộc về bạn.
Nói chuyện riêng, bình tĩnh, tập trung vào việc chứ không vào con người. Kết quả là thế này, mong đợi là thế kia, khoảng cách ở đâu, lần sau làm gì khác.
Cùng tìm cách sửa: với khách bị ảnh hưởng, với việc đang dở. Để nhân viên tham gia sửa giúp họ học nhiều hơn là bạn tự sửa.
Nếu cùng một người liên tục không đạt dù đã được giao rõ và hỗ trợ đủ, có thể việc đó không hợp với họ. Chuyển việc khác hoặc nói chuyện thẳng thắn về sự phù hợp là công bằng cho cả hai.
Giao việc là để phát triển người
Mỗi việc được giao là một cơ hội học. Người được giao việc khó hơn một chút so với khả năng hiện tại sẽ lớn lên nhanh nhất, nếu có hỗ trợ.
Hãy nghĩ về việc giao như một bậc thang. Việc lặp lại trước, rồi việc cần phán đoán, rồi việc có trách nhiệm với khách, rồi việc quản lý người khác. Mỗi bậc, họ chứng tỏ được thì lên bậc tiếp.
Ghi nhận khi họ làm tốt, cụ thể và công khai trong đội nếu phù hợp. Người được ghi nhận sẽ muốn nhận thêm trách nhiệm.
Gắn trách nhiệm với quyền lợi. Người gánh nhiều hơn nên được ghi nhận bằng lương, thưởng hoặc vị trí. Giao nhiều việc mà quyền lợi không đổi làm người giỏi bỏ đi.
Mục tiêu cuối cùng là một đội ngũ mà doanh nghiệp vẫn chạy khi bạn vắng mặt vài tuần. Đó là lúc bạn thật sự làm chủ, chứ không chỉ là người làm việc nhiều nhất.
Dấu hiệu bạn đang giao việc chưa tốt
Nhân viên hỏi bạn mọi việc nhỏ. Ranh giới tự quyết chưa rõ.
Việc hay bị làm lại. Kết quả cần đạt chưa được mô tả rõ.
Bạn thường xuyên phải làm thay phút cuối. Mốc kiểm tra quá thưa hoặc quá muộn.
Nhân viên không đưa ra ý kiến. Họ đã quen bị sửa từng chi tiết.
Người giỏi nghỉ việc. Họ không được giao việc xứng tầm.
Bạn không thể nghỉ một ngày. Mọi thứ vẫn phụ thuộc vào bạn.
Cùng một lỗi lặp lại. Chưa có quy trình hoặc chưa giải thích lý do.
Nhân viên đổ lỗi cho nhau. Trách nhiệm chưa được phân rõ.
Bạn kiểm tra mọi thứ hằng ngày. Chưa xây được niềm tin từng bước.
Nhân viên làm đúng chữ nhưng sai ý. Họ không hiểu mục đích của việc.
Không ai nhận việc mới. Lần trước nhận việc và sai đã bị trách nặng.
Bạn nói “để anh làm cho nhanh”. Câu này nói nhiều lần là dấu hiệu rõ nhất.
Câu hỏi thường gặp
Giao việc thế nào cho hiệu quả?
Nói rõ kết quả cần đạt, lý do, hạn chót, nguồn lực, ranh giới tự quyết và mốc báo cáo, rồi để người nhận làm theo cách của họ.
Vì sao chủ doanh nghiệp hay làm thay nhân viên?
Vì nghĩ tự làm nhanh hơn, sợ sai, thích cảm giác được cần, hoặc đã giao không rõ rồi kết luận nhân viên kém.
Kiểm tra công việc bao lâu một lần?
Theo mốc đã thống nhất, dày hơn với việc mới hoặc người mới, thưa dần khi họ đã chứng tỏ được.
Khi nhân viên làm không đạt thì xử lý thế nào?
Tự xem lại cách giao trước, nói chuyện riêng tập trung vào việc, cùng tìm cách sửa và chỉ xem xét sự phù hợp nếu lặp lại nhiều lần dù đã được hỗ trợ.
Làm sao để doanh nghiệp chạy khi chủ vắng mặt?
Giao việc theo bậc từ dễ đến khó, viết quy trình cho việc quan trọng, xây niềm tin từng bước và gắn trách nhiệm với quyền lợi cho người gánh việc.