Khi còn nhỏ, bạn không có sức ép về số lượng như các khách hàng lớn. Nhưng vẫn có rất nhiều thứ để đàm phán ngoài giá: hạn thanh toán, số lượng tối thiểu mỗi lần đặt, điều kiện đổi trả, cách giao hàng, quyền ưu tiên khi hàng khan. Đàm phán tốt là khi cả hai bên đều muốn làm ăn lâu với nhau, chứ không phải ép nhau đến đồng cuối cùng.
Nhà cung cấp tốt là một phần của lợi thế cạnh tranh. Họ giữ cho bạn chất lượng ổn định, giá hợp lý và cứu bạn trong những lúc khó.
Hiểu nhà cung cấp cần gì
Trước khi đàm phán, hãy nghĩ từ phía họ. Nhà cung cấp cũng là một doanh nghiệp, cũng lo dòng tiền, lo tồn kho, lo khách trả chậm. Họ muốn khách đặt đều, trả đúng hạn, ít đổi trả phiền phức.
Với một khách nhỏ như bạn, điều họ ngại nhất thường là tốn công phục vụ nhiều mà doanh số ít, và rủi ro bạn không trả tiền. Nếu bạn giải quyết được những nỗi ngại đó, bạn có thứ để trao đổi.
Trả đúng hạn là sức mạnh đàm phán lớn nhất của khách nhỏ. Nhiều nhà cung cấp sẵn lòng ưu đãi cho khách nhỏ mà đáng tin hơn khách lớn hay trả chậm.
Đặt hàng đều đặn, dự báo được cũng có giá trị. Nếu bạn báo trước kế hoạch nhập trong vài tháng, họ sắp xếp sản xuất, tồn kho dễ hơn.
Và tiềm năng lớn lên. Nhà cung cấp tinh ý biết rằng khách nhỏ hôm nay có thể thành khách lớn sau vài năm. Kể cho họ nghe kế hoạch của bạn, một cách thật thà.
Những thứ đàm phán được ngoài giá
Hạn thanh toán. Được trả sau vài tuần giúp dòng tiền nhiều hơn giảm vài phần trăm giá.
Số lượng tối thiểu mỗi đơn. Đặt ít hơn mỗi lần, đỡ tồn kho.
Chiết khấu trả sớm. Trả ngay được giảm một chút.
Điều kiện đổi trả hàng lỗi. Ai chịu, trong bao lâu, cách xác nhận.
Giao hàng. Miễn phí giao khi đủ số lượng, giao đúng khung giờ.
Giữ giá trong một thời gian. Cam kết không tăng giá trong vài tháng.
Ưu tiên khi khan hàng. Được giữ hàng trước khi thị trường thiếu.
Mẫu thử miễn phí. Thử sản phẩm mới trước khi đặt số lượng.
Hỗ trợ trưng bày, tài liệu. Ảnh sản phẩm, thông tin kỹ thuật.
Đào tạo về sản phẩm. Để bạn tư vấn khách tốt hơn.
Ký gửi một phần. Bán được mới trả tiền, với hàng mới chưa chắc bán chạy.
Đặt hàng linh hoạt. Gộp nhiều mặt hàng để đạt mức chiết khấu.
Chuẩn bị trước khi ngồi xuống
Biết mình cần gì. Viết ra những điều quan trọng nhất theo thứ tự: giá, hạn thanh toán, chất lượng, giao hàng. Biết điều nào có thể nhượng, điều nào không.
Biết giá thị trường. Hỏi vài nhà cung cấp khác, tìm hiểu mức giá phổ biến. Không phải để ép giá vô lý, mà để biết đề nghị của mình có hợp lý không.
Biết phương án thay thế nếu không thoả thuận được. Có nhà cung cấp khác không, tự làm được không. Người có phương án thay thế đàm phán bình tĩnh hơn.
Chuẩn bị số liệu: bạn đã mua bao nhiêu trong thời gian qua, dự kiến mua bao nhiêu sắp tới, đã trả đúng hạn thế nào. Số liệu cụ thể thuyết phục hơn lời hứa.
Chọn thời điểm hợp lý. Đàm phán khi bạn đang cần hàng gấp là ở thế yếu. Đàm phán khi đơn hàng đang đều, quan hệ đang tốt là ở thế thuận.
Cách đề nghị để được đồng ý
Bắt đầu bằng quan hệ, không bằng yêu cầu. Cảm ơn họ về những gì đã hợp tác, nói về điều bạn đánh giá cao ở họ. Không khí tốt giúp cuộc trò chuyện dễ hơn.
Đề nghị cụ thể và có lý do. Thay vì “giảm giá cho em đi”, hãy nói “nếu em đặt đều mỗi tháng số lượng này và trả trong tuần, anh có thể giữ giá này trong sáu tháng không”. Đề nghị cụ thể dễ trả lời hơn.
Đưa ra thứ đổi lại. Bạn muốn hạn thanh toán dài hơn? Đổi lại đặt hàng đều hơn. Muốn giá tốt hơn? Đổi lại cam kết số lượng. Đàm phán là trao đổi, không phải xin.
Lắng nghe họ nói không vì sao. Lý do họ từ chối thường chỉ ra điều họ thật sự lo, và bạn có thể tìm cách giải quyết điều đó.
Không cần chốt ngay. Cứ nói em suy nghĩ thêm, hoặc anh cân nhắc rồi báo em. Quyết định vội thường không tốt cho cả hai.
Giữ quan hệ lâu dài
Ép nhà cung cấp đến mức họ không còn lời là con dao hai lưỡi. Họ có thể đồng ý, rồi lặng lẽ giảm chất lượng, ưu tiên khách khác, hoặc bỏ bạn khi có cơ hội.
Trả đúng hạn, kể cả khi bạn có thể trễ mà không bị phạt. Uy tín thanh toán là tài sản tích luỹ.
Báo trước khi có thay đổi: giảm số lượng, đổi sản phẩm, trả chậm vì khó khăn. Nhà cung cấp chấp nhận khó khăn được báo trước dễ hơn bất ngờ.
Phản hồi về chất lượng một cách xây dựng. Khi có lô hàng lỗi, nói rõ, có bằng chứng, đề nghị cách xử lý hợp lý. Không làm lớn chuyện với lỗi nhỏ lần đầu.
Giới thiệu khách cho họ khi có dịp. Một nhà cung cấp được bạn giúp sẽ nhớ và đền đáp khi bạn cần.
Đừng phụ thuộc một nhà cung cấp
Có ít nhất một nguồn dự phòng. Cho những mặt hàng quan trọng nhất.
Đặt thử đơn nhỏ ở nguồn khác. Biết chất lượng trước khi cần gấp.
Theo dõi tỷ trọng mua từ mỗi bên. Một bên chiếm quá lớn là rủi ro.
Không đổi qua lại liên tục vì giá. Mất quan hệ ở cả hai bên.
Minh bạch khi dùng nhiều nguồn. Không cần giấu, đó là quản lý rủi ro bình thường.
Giữ thông tin liên lạc cập nhật. Danh sách nhà cung cấp, người phụ trách.
Ghi lại đánh giá từng nhà cung cấp. Chất lượng, đúng hạn, xử lý lỗi.
Có kế hoạch khi nguồn chính gặp sự cố. Biết gọi ai, đặt bao nhiêu.
Theo dõi biến động thị trường. Mùa vụ, giá nguyên liệu, nguồn cung.
Không bỏ nguồn tốt chỉ vì chênh giá nhỏ. Chất lượng ổn định có giá trị.
Xem lại định kỳ. Mỗi năm đánh giá lại các nguồn chính.
Cân nhắc tự làm một phần. Khi số lượng đủ lớn và có lợi thế.
Sai lầm hay gặp khi đàm phán với nhà cung cấp
Chỉ chăm chăm vào giá. Bỏ qua hạn thanh toán, chất lượng, giao hàng.
Ép đến mức họ không còn lời. Chất lượng sẽ tụt hoặc họ bỏ đi.
Hứa số lượng không thực tế. Không đạt thì mất uy tín.
Trả chậm rồi đòi ưu đãi. Không có cơ sở để đàm phán.
Đàm phán khi đang cần gấp. Ở thế yếu.
Không ghi lại thoả thuận. Sau này mỗi bên nhớ một kiểu.
So sánh giá không cùng tiêu chuẩn. Rẻ hơn có thể vì chất lượng thấp hơn.
Đổi nhà cung cấp liên tục. Không ai ưu tiên bạn.
Đe doạ bỏ đi khi chưa có phương án khác. Họ biết và không sợ.
Giấu khó khăn rồi trả chậm. Mất quan hệ nhanh.
Không kiểm hàng khi nhận. Phát hiện lỗi muộn khó đổi.
Quên cảm ơn. Quan hệ được xây bằng những điều nhỏ.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp nhỏ có đàm phán được với nhà cung cấp không?
Có. Dù ít sức ép về số lượng, bạn có thể đàm phán hạn thanh toán, số lượng tối thiểu, đổi trả, giao hàng, giữ giá, đổi lại bằng việc trả đúng hạn và đặt hàng đều.
Nên đàm phán điều gì ngoài giá?
Hạn thanh toán, số lượng tối thiểu mỗi đơn, chiết khấu trả sớm, điều kiện đổi trả, giao hàng, giữ giá trong một thời gian và ưu tiên khi khan hàng.
Chuẩn bị gì trước khi đàm phán?
Biết điều mình cần theo thứ tự, giá thị trường, phương án thay thế, số liệu mua hàng và thanh toán, và chọn thời điểm không phải lúc đang cần gấp.
Có nên ép giá nhà cung cấp thấp nhất có thể?
Không nên ép đến mức họ không còn lời, vì họ có thể giảm chất lượng, ưu tiên khách khác hoặc bỏ đi. Quan hệ lâu dài có giá trị hơn.
Có nên có nhiều nhà cung cấp?
Nên có ít nhất một nguồn dự phòng cho mặt hàng quan trọng, nhưng không đổi qua lại liên tục chỉ vì chênh lệch giá nhỏ.