Lời là con số trên sổ sách, còn tiền là thứ nằm trong tài khoản để trả lương, trả tiền hàng, trả mặt bằng. Doanh nghiệp có lời vẫn có thể chết, vì tiền bị kẹt trong hàng tồn kho, trong công nợ khách chưa trả, hoặc vì phải trả nhà cung cấp trước khi thu được tiền khách.
Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ chỉ nhìn lời lỗ và bất ngờ khi đến ngày trả lương mà tài khoản trống. Hiểu dòng tiền là hiểu doanh nghiệp còn sống được bao lâu.
Lời và tiền là hai chuyện khác nhau
Khi bạn bán một món hàng cho khách nợ ba mươi ngày, trên sổ đã ghi doanh thu và lời. Nhưng tiền thì chưa về. Trong ba mươi ngày đó, bạn vẫn phải trả tiền điện, tiền lương, tiền nhập hàng mới.
Ngược lại, khi bạn mua một máy móc lớn, tiền ra khỏi tài khoản ngay, nhưng trên sổ lời lỗ chỉ ghi khấu hao từng phần qua nhiều năm. Tháng đó sổ báo lời, tài khoản báo cạn.
Hàng tồn cũng vậy. Tiền nhập hàng đã chi, nhưng hàng chưa bán thì chưa có doanh thu. Càng nhập nhiều để có giá tốt, càng nhiều tiền nằm im trên kệ.
Khi doanh nghiệp tăng trưởng nhanh, chuyện này càng nặng. Bán nhiều hơn nghĩa là nhập nhiều hơn, cho khách nợ nhiều hơn, trả lương nhiều hơn — tất cả trước khi tiền từ đơn hàng về. Tăng trưởng ăn tiền.
Vì vậy hãy theo dõi cả hai: lời lỗ để biết mô hình có đúng không, và dòng tiền để biết tuần sau, tháng sau có đủ tiền trả không. Thiếu một trong hai là đi bằng một mắt.
Ba chỗ tiền hay bị kẹt
Chỗ thứ nhất là hàng tồn. Hàng nhập về chưa bán, nguyên liệu mua dư, hàng lỗi mốt nằm trong kho. Mỗi món là tiền đã chi mà chưa thu lại. Hãy kiểm kê định kỳ và xử lý hàng chậm bán sớm, trước khi nó mất giá thêm.
Chỗ thứ hai là công nợ khách hàng. Bán chịu giúp có thêm khách, nhưng tiền nằm ở túi khách. Nếu khách trả chậm hoặc không trả, lời trên sổ chỉ là con số. Hãy theo dõi tuổi nợ và nhắc đều đặn.
Chỗ thứ ba là chênh lệch thời gian với nhà cung cấp. Nếu bạn phải trả tiền hàng ngay mà thu tiền khách sau, bạn đang tự tài trợ cho cả chuỗi. Đàm phán kéo dài hạn trả với nhà cung cấp, rút ngắn hạn thu với khách là cách thu hẹp khoảng chênh.
Một cách tư duy đơn giản là chu kỳ tiền mặt: từ lúc tiền ra để mua hàng đến lúc tiền vào từ khách mất bao nhiêu ngày. Chu kỳ càng dài, bạn càng cần nhiều vốn để vận hành.
Rút ngắn chu kỳ đó, dù chỉ vài ngày, có thể giải phóng một khoản tiền đáng kể mà không cần vay thêm.
Bảng dòng tiền đơn giản cho người không học kế toán
Chia theo tuần hoặc theo tháng. Doanh nghiệp càng căng tiền càng nên theo tuần.
Dòng đầu là tiền đầu kỳ. Số tiền thật đang có trong tài khoản và két.
Ghi các khoản dự kiến thu. Tiền khách trả ngay, tiền công nợ đến hạn — theo ngày thật dự kiến về.
Ghi các khoản dự kiến chi. Tiền hàng, lương, mặt bằng, điện nước, thuế, trả nợ.
Tính tiền cuối kỳ. Tiền đầu kỳ cộng thu trừ chi.
Tiền cuối kỳ thành tiền đầu kỳ sau. Kéo dài bảng ra vài tháng tới.
Đánh dấu kỳ có số âm. Đó là lúc bạn sẽ thiếu tiền nếu không làm gì.
Ghi thận trọng. Thu tính muộn hơn dự kiến, chi tính sớm hơn.
Cập nhật hằng tuần. So dự kiến với thực tế để điều chỉnh.
Tách các khoản lớn bất thường. Thuế, thưởng Tết, sửa chữa lớn — chuẩn bị trước.
Không trộn tiền cá nhân. Nếu trộn, bảng mất ý nghĩa.
Giữ bảng đơn giản. Một trang mà cập nhật đều tốt hơn mười trang bỏ dở.
Quỹ dự phòng: thứ cứu doanh nghiệp nhỏ
Doanh nghiệp nhỏ hiếm khi chết vì một lỗi lớn. Thường là vì một chuỗi chuyện nhỏ dồn vào cùng lúc: khách lớn trả chậm, máy hỏng, mùa thấp điểm kéo dài. Một quỹ dự phòng giúp bạn đi qua những lúc đó mà không phải vay nóng.
Một mức tham khảo hay được nhắc là đủ trang trải vài tháng chi phí cố định. Không cần đạt ngay; hãy để dành dần từ mỗi tháng có lời.
Để quỹ ở chỗ riêng, không dùng cho chi tiêu thường ngày. Nếu nó nằm chung với tiền vận hành, sớm muộn bạn sẽ tiêu nó vào việc không khẩn cấp.
Đặt quy tắc khi nào được dùng quỹ: chỉ cho tình huống bất ngờ thật sự, không cho cơ hội mua hàng giá rẻ hay mở rộng. Dùng xong thì ưu tiên bù lại.
Có quỹ dự phòng còn giúp bạn ra quyết định tốt hơn. Người không có tiền dự phòng hay đưa ra quyết định vội vàng vì sợ, như bán rẻ hàng, nhận đơn xấu, vay lãi cao.
Khi thấy sắp thiếu tiền
Nếu bảng dòng tiền báo trước một kỳ âm, bạn có thời gian xoay xở. Đó là giá trị lớn nhất của việc lập bảng: thấy trước để hành động, thay vì phát hiện khi đã muộn.
Việc đầu tiên là thu tiền. Gọi cho khách có công nợ đến hạn, đề nghị ưu đãi nhỏ cho khách trả sớm, xả hàng tồn chậm bán. Tiền đang nằm ở đâu đó trong doanh nghiệp, hãy kéo nó về.
Việc thứ hai là hoãn chi không cần thiết. Mua sắm thiết bị, mở rộng, nhập hàng dự trữ có thể đợi. Những khoản bắt buộc như lương, thuế thì không nên hoãn.
Việc thứ ba là nói chuyện thật với nhà cung cấp. Đề nghị giãn hạn thanh toán trước khi đến hạn, kèm kế hoạch trả rõ ràng. Nhà cung cấp thường chấp nhận khi được báo sớm, còn khó chịu khi bị im lặng.
Chỉ sau khi đã làm những việc trên mới nghĩ tới vay, và vay từ nguồn chính thức, lãi suất rõ ràng. Tuyệt đối tránh vay nóng lãi cao để lấp lỗ dòng tiền; đó là cách biến khó khăn tạm thời thành khủng hoảng.
Thói quen giữ dòng tiền khoẻ
Thu tiền ngay khi có thể. Bán chịu chỉ khi có lý do và có giới hạn.
Đặt cọc cho đơn lớn. Có tiền mua nguyên liệu mà không phải ứng vốn.
Nhập hàng vừa đủ. Giá sỉ tốt không có lợi nếu hàng nằm kho lâu.
Theo dõi hàng chậm bán. Xử lý sớm khi còn bán được giá.
Đàm phán hạn trả với nhà cung cấp. Mỗi ngày giãn thêm là tiền bạn giữ lại.
Nhắc nợ đều đặn. Khách trả cho người nhắc trước.
Tách tiền thuế ra riêng. Tránh cảnh đến kỳ nộp mới lo.
Không rút tiền doanh nghiệp tuỳ ý. Trả lương cố định cho mình.
Xem bảng dòng tiền hằng tuần. Vài phút đủ để thấy vấn đề sớm.
Giữ quỹ dự phòng. Đệm cho những tháng xấu.
Cẩn trọng khi tăng trưởng nhanh. Tăng trưởng ăn tiền, chuẩn bị vốn trước.
Ưu tiên khoản chi tạo ra tiền. Chi cho thứ mang về doanh thu trước, thứ làm đẹp sau.
Câu hỏi thường gặp
Vì sao doanh nghiệp có lời mà vẫn hết tiền?
Vì lời ghi trên sổ khi bán hàng, còn tiền có thể vẫn kẹt ở hàng tồn, công nợ khách chưa trả, hoặc đã chi trả nhà cung cấp và đầu tư trước khi thu được tiền.
Bảng dòng tiền đơn giản gồm những gì?
Tiền đầu kỳ, các khoản dự kiến thu, các khoản dự kiến chi và tiền cuối kỳ, chia theo tuần hoặc tháng, cập nhật đều đặn.
Nên giữ quỹ dự phòng bao nhiêu?
Một mức tham khảo hay dùng là đủ trang trải vài tháng chi phí cố định, để dành dần từ các tháng có lời và để riêng khỏi tiền vận hành.
Khi sắp thiếu tiền nên làm gì trước?
Thu tiền công nợ và xả hàng tồn, hoãn chi không cần thiết, nói chuyện sớm với nhà cung cấp. Chỉ vay từ nguồn chính thức sau cùng, tránh vay nóng.
Chu kỳ tiền mặt là gì?
Là khoảng thời gian từ lúc chi tiền mua hàng đến lúc thu tiền từ khách. Chu kỳ càng dài, doanh nghiệp càng cần nhiều vốn để vận hành.