Bán chịu giúp giữ khách và tăng đơn, nhất là với khách sỉ, nhà thầu, doanh nghiệp. Nhưng mỗi khoản nợ là tiền của bạn đang nằm trong túi người khác. Để bán chịu mà không mất tiền, bạn cần ba thứ: chính sách rõ ai được nợ, nợ bao nhiêu, trong bao lâu; một cuốn sổ theo dõi tuổi từng khoản nợ; và cách nhắc nợ đều đặn mà không làm mất lòng.
Rất nhiều đại lý, cửa hàng sỉ có doanh thu tốt mà vẫn khó khăn chỉ vì công nợ phình ra từng chút mà không ai để ý.
Bán chịu là cho vay không lãi
Hãy nhìn bán chịu đúng bản chất: bạn đang cho khách vay một khoản bằng giá trị đơn hàng, trong một khoảng thời gian, thường không tính lãi. Trong thời gian đó, bạn phải tự lo tiền nhập hàng, trả lương.
Khoản cho vay này có chi phí. Nếu bạn phải vay ngân hàng để bù dòng tiền, chi phí là tiền lãi. Nếu không vay, chi phí là cơ hội: số tiền đó có thể dùng nhập hàng bán được lời.
Và nó có rủi ro. Khách có thể trả chậm hơn hứa, có thể gặp khó khăn rồi không trả được, có thể biến mất. Một khoản nợ không đòi được ăn mất lời của rất nhiều đơn hàng khác.
Phép tính đơn giản: nếu lời của bạn là một phần mười giá bán, mất một đơn hàng vì nợ xấu nghĩa là phải bán thêm khoảng mười đơn tương tự chỉ để bù lại.
Hiểu như vậy, bạn sẽ thận trọng hơn khi đồng ý cho nợ, và cũng có lý do để cân nhắc giá cho khách nợ lâu khác với khách trả ngay.
Chính sách bán chịu cần có
Ai được nợ. Khách đã mua trả ngay vài lần, có địa chỉ rõ ràng, có thông tin liên lạc đầy đủ.
Hạn mức tối đa. Mỗi khách một mức, tăng dần theo lịch sử trả tiền.
Thời hạn trả. Ghi rõ số ngày, tính từ ngày giao hàng hay ngày xuất hoá đơn.
Đặt cọc cho đơn lớn. Một phần trước, phần còn lại theo hạn.
Giấy tờ xác nhận. Phiếu giao hàng có chữ ký, biên bản đối chiếu định kỳ.
Ưu đãi trả sớm. Một chút chiết khấu để khuyến khích trả nhanh.
Quy tắc dừng giao. Quá hạn bao nhiêu ngày thì tạm dừng giao đơn mới.
Người phụ trách công nợ. Một người theo dõi, không để ai cũng đụng vào.
Không nợ cho khách mới. Trừ khi có bảo đảm hoặc giới thiệu tin cậy.
Điều kiện bằng văn bản. Gửi cho khách khi bắt đầu cho nợ.
Xem lại hạn mức định kỳ. Khách trả tốt tăng, khách trả chậm giảm.
Áp dụng nhất quán. Ngoại lệ cho người này sẽ thành đòi hỏi của người khác.
Theo dõi tuổi nợ
Tuổi nợ là số ngày tính từ khi khoản nợ phát sinh. Một khoản nợ mười ngày khác hẳn một khoản nợ chín mươi ngày. Nợ càng già, khả năng thu về càng thấp.
Hãy chia công nợ thành vài nhóm: chưa đến hạn, quá hạn ít, quá hạn nhiều, quá hạn rất lâu. Mỗi tuần xem bảng này. Khi nhóm quá hạn phình ra, đó là tín hiệu cần hành động ngay.
Theo dõi từng khách, không chỉ tổng. Tổng công nợ có thể ổn định nhưng bên trong có một khách nợ càng lúc càng nhiều và càng lâu. Chính những khoản đó là rủi ro lớn.
Tính tỷ lệ công nợ trên doanh thu. Nếu công nợ chiếm phần ngày càng lớn so với doanh thu tháng, dòng tiền của bạn đang bị siết dần mà doanh thu không cho thấy.
Đối chiếu công nợ với khách định kỳ, có xác nhận của cả hai bên. Việc này tránh tranh cãi về sau và nhắc khách về khoản nợ một cách tự nhiên.
Nhắc nợ mà không mất lòng
Nhiều người ngại nhắc nợ vì sợ mất khách. Nhưng khách đàng hoàng hiểu rằng nhắc nợ là chuyện bình thường của kinh doanh. Người khó chịu khi được nhắc đúng hạn thường cũng là người dễ không trả.
Nhắc trước hạn vài ngày bằng một tin nhắn nhẹ nhàng: khoản này sắp đến hạn, kèm số tiền và thông tin chuyển khoản. Nhiều khách quên chứ không cố tình, một lời nhắc là đủ.
Đến hạn mà chưa trả, gọi điện hỏi thăm. Giọng bình thường, hỏi có cần gửi lại thông tin không, khi nào tiện thanh toán. Ghi lại ngày khách hứa.
Quá hạn, nhắc đều đặn và thẳng thắn hơn. Nói rõ chính sách: đơn mới sẽ tạm dừng cho đến khi thanh toán. Đây là lúc giữ nguyên tắc, không phải lúc mềm lòng.
Luôn tách chuyện nợ khỏi chuyện cá nhân. Không nói xấu khách với người khác, không công khai nợ trên mạng, không dùng lời lẽ đe doạ. Những cách đó vừa sai vừa có thể vi phạm pháp luật.
Khi nợ trở nên khó đòi
Có những khoản nợ dù nhắc nhiều lần vẫn không về. Trước hết hãy tìm hiểu lý do. Khách gặp khó khăn thật thì có thể thương lượng trả dần theo lịch rõ ràng, có chữ ký. Một phần về đều đặn tốt hơn cả khoản treo mãi.
Nếu khách cố tình né tránh, gửi văn bản nhắc nợ chính thức, liệt kê các khoản, kèm chứng từ. Văn bản cho thấy bạn nghiêm túc và là bằng chứng nếu cần đi xa hơn.
Với khoản lớn, có thể nhờ tư vấn pháp lý về các bước hợp pháp như hoà giải hoặc khởi kiện. Cân nhắc chi phí và thời gian so với giá trị khoản nợ.
Với khoản nhỏ mà chi phí đòi lớn hơn, đôi khi chấp nhận mất và rút kinh nghiệm là quyết định đúng. Ghi nhận khoản đó vào sổ sách để báo cáo phản ánh đúng.
Quan trọng nhất là học từ mỗi khoản nợ xấu. Khách đó có dấu hiệu nào từ trước mà bạn bỏ qua? Chính sách có kẽ hở nào? Sửa ngay để không lặp lại.
Dấu hiệu khách sắp có vấn đề trả nợ
Trả chậm dần qua từng kỳ. Từ đúng hạn sang trễ vài ngày rồi trễ vài tuần.
Xin tăng hạn mức đột ngột. Nhất là khi đang có nợ quá hạn.
Đổi người liên hệ liên tục. Không ai chịu trách nhiệm trả lời.
Hứa nhiều lần không giữ. Lời hứa thứ ba thường không đáng tin hơn lời thứ nhất.
Trả một phần nhỏ để kéo dài. Nợ cũ vẫn treo, nợ mới tiếp tục tăng.
Đặt hàng nhiều bất thường. Có thể đang gom hàng trước khi gặp khó.
Khó liên lạc. Không nghe máy, không trả lời tin nhắn.
Thay đổi địa chỉ không báo. Dấu hiệu cần kiểm tra ngay.
Than khó khăn liên tục. Thông cảm nhưng cần thận trọng với hạn mức.
Nợ nhiều nhà cung cấp khác. Nếu nghe được từ người trong ngành, xem lại hạn mức.
Tranh cãi về số liệu đã đối chiếu. Có thể đang tìm cớ trì hoãn.
Nhân viên bên khách nghỉ việc nhiều. Có thể doanh nghiệp đang gặp khó.
Sai lầm phổ biến khi bán chịu
Cho nợ vì nể. Người quen nợ khó đòi nhất.
Không có giấy tờ. Đến lúc đòi không có gì chứng minh.
Không giới hạn. Nợ tăng dần đến mức không dám dừng giao.
Ngại nhắc. Khách ưu tiên trả cho người nhắc.
Giao tiếp khi đã quá hạn. Mỗi đơn mới là thêm tiền vào rủi ro.
Một khách chiếm phần lớn công nợ. Khách đó gặp chuyện là bạn gặp chuyện.
Không tính chi phí vốn. Bán chịu cùng giá với trả ngay là chịu thiệt.
Để nhiều người cùng quản lý. Không ai nắm toàn bộ, dễ sai lệch.
Không đối chiếu định kỳ. Số liệu hai bên lệch nhau, tranh cãi về sau.
Đòi nợ bằng cách gây áp lực sai luật. Vừa mất khách vừa rủi ro pháp lý.
Bỏ qua nợ nhỏ. Nhiều khoản nhỏ cộng lại thành lớn.
Không rút kinh nghiệm. Lặp lại cùng một sai lầm với khách khác.
Câu hỏi thường gặp
Có nên bán chịu cho khách không?
Có thể, với khách đã có lịch sử mua và trả tiền tốt, kèm hạn mức, thời hạn rõ ràng và quy tắc dừng giao khi quá hạn.
Tuổi nợ là gì và vì sao cần theo dõi?
Là số ngày kể từ khi khoản nợ phát sinh. Nợ càng lâu, khả năng thu về càng thấp, nên cần theo dõi từng khách hằng tuần.
Nhắc nợ thế nào cho khéo?
Nhắc trước hạn bằng tin nhắn nhẹ nhàng, gọi hỏi thăm khi đến hạn, giữ nguyên tắc khi quá hạn và luôn tôn trọng, không công khai hay đe doạ.
Khi khách không trả nợ thì làm gì?
Tìm hiểu lý do, thương lượng trả dần có văn bản, gửi văn bản nhắc nợ chính thức, và với khoản lớn có thể tìm tư vấn pháp lý về hoà giải hoặc khởi kiện.
Có nên tính giá khác cho khách mua chịu?
Nên cân nhắc, vì bán chịu có chi phí vốn và rủi ro. Có thể ưu đãi nhẹ cho khách trả ngay hoặc trả sớm thay vì tăng giá khách nợ.