Khi tiền nhà và tiền tiệm chung một túi, bạn không bao giờ biết chắc doanh nghiệp có lời thật hay không. Tháng nào tiêu nhiều cho gia đình thì tưởng tiệm lỗ, tháng nào bán được thì tưởng giàu. Tách bằng một tài khoản riêng, tự trả lương cố định cho mình và ghi lại mọi khoản rút ra — ba việc đơn giản mà rất nhiều người làm chủ bỏ qua.
Nó không cần phần mềm hay kế toán. Nó cần kỷ luật, nhất là trong những tháng đầu khi thói quen còn đang hình thành.
Trộn lẫn gây ra những gì
Hậu quả đầu tiên là bạn không biết sự thật. Doanh thu, chi phí, lời lỗ đều bị nhiễu bởi các khoản chi gia đình. Bạn ra quyết định — mở rộng, tuyển người, nhập thêm hàng — dựa trên những con số sai.
Hậu quả thứ hai là tiêu lẹm vào vốn. Tiền trong túi nhìn có vẻ nhiều, nhưng một phần là tiền hàng phải trả nhà cung cấp, tiền thuế phải nộp. Tiêu nó cho việc nhà là tiêu tiền không phải của mình.
Hậu quả thứ ba là khó khăn khi làm việc với ngân hàng, đối tác, nhà đầu tư hay cơ quan thuế. Không ai tin một doanh nghiệp mà chính chủ cũng không biết tiền đi đâu.
Hậu quả thứ tư là căng thẳng trong gia đình. Khi tiệm khó khăn, gia đình cũng chịu theo mà không biết trước. Khi gia đình cần tiền, tiệm bị rút vốn đúng lúc cần nhập hàng.
Và nếu có người cùng góp vốn, trộn lẫn tiền gần như chắc chắn dẫn tới mâu thuẫn. Mỗi người nhớ một kiểu, không ai có bằng chứng rõ ràng.
Cách tách cho hộ kinh doanh và công ty nhỏ
Mở tài khoản ngân hàng riêng cho việc kinh doanh. Mọi khoản thu bán hàng vào đây, mọi khoản chi kinh doanh ra từ đây.
Ví điện tử, mã thanh toán riêng. Không dùng chung với chi tiêu cá nhân.
Két tiền mặt riêng ở cửa hàng. Cuối ngày đếm, ghi sổ, nộp vào tài khoản.
Thẻ thanh toán riêng cho chi phí. Dễ đối chiếu, có dấu vết.
Tự trả lương cố định. Mỗi tháng chuyển một khoản cố định sang tài khoản cá nhân.
Ghi mọi khoản rút ngoài lương. Ghi rõ là rút lời hay mượn tạm.
Không trả chi phí gia đình từ tài khoản kinh doanh. Kể cả lúc tiện tay.
Nếu lỡ trả, ghi lại và hoàn. Coi như khoản mượn của doanh nghiệp.
Lưu hoá đơn chi phí kinh doanh. Phân biệt rõ chi cho tiệm và chi cho nhà.
Tách cả tài sản dùng chung. Xe, điện thoại dùng cả việc nhà và việc tiệm — chia tỷ lệ hợp lý.
Có quỹ dự phòng riêng cho gia đình. Để không phải rút tiền tiệm lúc nhà có việc.
Xem lại hằng tháng. Đối chiếu tài khoản với sổ sách.
Tự trả lương cho mình: bao nhiêu là hợp lý
Nhiều người làm chủ không trả lương cho mình, hoặc rút bất cứ khi nào cần. Cách đó khiến cả gia đình lẫn doanh nghiệp đều không có kế hoạch.
Hãy chọn một mức lương cố định mà doanh nghiệp chịu được ngay cả trong tháng bình thường, không phải tháng tốt nhất. Lúc đầu có thể thấp, thấp hơn bạn mong muốn. Khi doanh nghiệp ổn định và có lời đều, nâng dần.
Tính lương này vào chi phí khi xem lời lỗ. Phần còn lại sau khi trả lương cho bạn mới là lời thật của doanh nghiệp.
Lời thật đó có thể chia làm ba phần: để lại tái đầu tư, đưa vào quỹ dự phòng, và chia cho chủ. Tỷ lệ tuỳ giai đoạn. Giai đoạn đầu nên để lại nhiều; khi doanh nghiệp vững có thể chia nhiều hơn.
Gia đình cũng nên sống theo mức lương cố định đó. Đừng lập kế hoạch chi tiêu dựa trên những tháng bán đắt, vì không phải tháng nào cũng vậy.
Khi đã lỡ trộn lẫn nhiều năm
Nhiều người đọc tới đây và nghĩ: tiệm mình đã chạy mấy năm, tiền nhà tiền tiệm lẫn hết rồi, giờ tách làm sao. Câu trả lời là đừng cố gỡ quá khứ cho hoàn hảo; hãy vạch một mốc và làm đúng từ đó.
Chọn một ngày bắt đầu. Kiểm đếm tiền mặt, số dư tài khoản, hàng tồn, công nợ tại ngày đó. Đó là vốn ban đầu của doanh nghiệp theo cách tính mới.
Từ ngày đó, mọi khoản đi qua tài khoản riêng. Những tháng đầu sẽ có lúc quên, có lúc tiện tay. Ghi lại và sửa, đừng bỏ cuộc.
Sau ba bốn tháng, bạn sẽ lần đầu thấy rõ doanh nghiệp thật sự kiếm được bao nhiêu mỗi tháng. Nhiều người bất ngờ: có người thấy tiệm lời hơn mình nghĩ, có người phát hiện mình đang bù lỗ bằng tiền nhà từ lâu.
Dù kết quả là gì, biết sự thật vẫn tốt hơn. Nó cho bạn cơ sở để quyết định nên giữ, sửa hay dừng.
Chuyện tách tiền trong gia đình cùng làm
Nhiều tiệm là việc của cả nhà: vợ chồng cùng bán, con cái phụ giúp, cha mẹ góp vốn. Tách tiền ở đây không chỉ là kỹ thuật mà còn là chuyện tình cảm.
Hãy thống nhất từ đầu: ai góp bao nhiêu, ai làm việc gì, ai được nhận lương bao nhiêu, lời chia thế nào. Viết ra, dù đơn giản. Người nhà càng cần rõ ràng hơn người ngoài, vì giận nhau thì khó làm lành.
Trả lương cho người nhà làm việc trong tiệm. Kể cả con cái phụ giúp cũng nên có khoản tiền tương xứng. Việc này giúp mọi người thấy công sức được ghi nhận và giúp bạn biết chi phí thật.
Khi người nhà cần mượn tiền từ tiệm, ghi lại như một khoản vay. Không phải vì không tin, mà vì sau này không ai phải nhớ hay tranh cãi.
Định kỳ cùng nhau xem sổ sách. Minh bạch với người nhà là cách giữ cả tiệm lẫn tình thân.
Những thói quen nhỏ giữ tiền tách bạch
Không cầm tiền tiệm đi chợ. Dù chỉ một lần, rất khó dừng.
Nộp tiền mặt vào tài khoản đều đặn. Tiền mặt nằm lâu dễ bị tiêu lẫn.
Ghi chú mỗi giao dịch. Một dòng ngắn đủ để nhớ lý do.
Trả lương mình vào ngày cố định. Như trả lương nhân viên.
Đối chiếu số dư mỗi tuần. Phát hiện sai lệch khi còn nhỏ.
Có hạn mức mượn tạm. Vượt mức phải bàn với người cùng góp vốn.
Tách tiền thuế ngay khi thu. Để riêng một phần, không đụng tới.
Không dùng thẻ tín dụng cá nhân cho chi phí tiệm. Hoặc nếu dùng, ghi lại và hoàn ngay.
Giữ hoá đơn có ghi tên doanh nghiệp khi được. Thuận tiện cho sổ sách và thuế.
Cùng gia đình xem lại hằng tháng. Mọi người hiểu và ủng hộ kỷ luật.
Không giải thích bằng trí nhớ. Có sổ thì không cần nhớ.
Kiên trì qua những tháng đầu. Thói quen hình thành sau vài tháng làm đều.
Tách tiền để làm việc với thuế và ngân hàng
Khi doanh nghiệp lớn dần, sớm muộn bạn sẽ cần làm việc với cơ quan thuế, ngân hàng hoặc đối tác lớn. Lúc đó, sổ sách tách bạch là thứ giúp bạn chứng minh doanh nghiệp làm ăn thật, có thu nhập thật.
Với thuế, tài khoản riêng giúp bạn dễ đối chiếu doanh thu đã kê khai với dòng tiền thực tế. Nếu tiền nhà và tiền tiệm lẫn lộn, mỗi khoản tiền người thân chuyển cho bạn đều có thể bị hiểu là doanh thu, gây rắc rối không đáng có.
Với ngân hàng, khi muốn vay vốn kinh doanh chính thức, họ thường xem lịch sử giao dịch của doanh nghiệp. Một tài khoản có dòng tiền đều, rõ ràng giúp hồ sơ vững hơn nhiều so với lời kể.
Với đối tác hay người muốn góp vốn, sổ sách minh bạch là bằng chứng bạn quản lý nghiêm túc. Không ai muốn đặt tiền vào nơi mà chính chủ cũng không biết lời bao nhiêu.
Vì vậy hãy coi việc tách tiền như chuẩn bị cho tương lai, không chỉ là việc vặt hằng ngày. Những gì bạn ghi hôm nay sẽ là bằng chứng cho mọi cơ hội sau này.
Câu hỏi thường gặp
Vì sao phải tách tiền cá nhân và tiền công ty?
Để biết doanh nghiệp có lời thật không, tránh tiêu lẹm vào vốn và tiền thuế, làm việc minh bạch với đối tác, ngân hàng, cơ quan thuế và tránh mâu thuẫn trong gia đình.
Hộ kinh doanh nhỏ tách tiền thế nào?
Mở tài khoản ngân hàng và mã thanh toán riêng cho kinh doanh, két tiền riêng, tự trả lương cố định cho mình và ghi lại mọi khoản rút ngoài lương.
Chủ doanh nghiệp nên tự trả lương bao nhiêu?
Một mức cố định doanh nghiệp chịu được ngay cả trong tháng bình thường, có thể thấp lúc đầu và nâng dần khi lời ổn định.
Đã trộn lẫn tiền nhiều năm thì làm sao?
Chọn một ngày làm mốc, kiểm đếm tiền, hàng tồn, công nợ tại ngày đó làm vốn ban đầu, rồi từ đó làm đúng thay vì cố gỡ lại quá khứ.
Người nhà làm trong tiệm có cần trả lương không?
Nên trả, để công sức được ghi nhận rõ ràng và để biết chi phí thật của doanh nghiệp.