Báo cáo lãi lỗ trả lời một câu hỏi: trong một khoảng thời gian, doanh nghiệp có kiếm ra tiền không, và kiếm ở đâu, hao ở đâu. Bạn không cần học kế toán để đọc nó. Chỉ cần hiểu bốn dòng chính — doanh thu, giá vốn, chi phí vận hành, lời ròng — là đã đọc được phần lớn câu chuyện.
Điều quan trọng không phải là đọc một báo cáo, mà là đọc nhiều tháng liên tiếp và so sánh. Xu hướng nói nhiều hơn một con số đơn lẻ.
Bốn dòng chính
Doanh thu là tổng tiền bán hàng trong kỳ, sau khi trừ hàng trả lại và chiết khấu. Đây là dòng trên cùng và hay được nhắc nhiều nhất, nhưng một mình nó không nói doanh nghiệp có khoẻ hay không.
Giá vốn hàng bán là chi phí trực tiếp để tạo ra những món đã bán: tiền hàng nhập, nguyên liệu, công trực tiếp. Doanh thu trừ giá vốn ra lời gộp. Lời gộp cho biết bản thân việc mua bán, sản xuất có lời không.
Chi phí vận hành là những khoản để duy trì doanh nghiệp, không gắn trực tiếp với từng món: mặt bằng, lương bộ phận văn phòng, marketing, điện nước, phần mềm, khấu hao. Lời gộp trừ chi phí vận hành ra lời từ hoạt động kinh doanh.
Sau đó trừ tiếp lãi vay, thuế, các khoản bất thường thì ra lời ròng — con số cuối cùng, phần thật sự thuộc về chủ doanh nghiệp.
Đọc từ trên xuống, mỗi dòng trả lời một câu hỏi khác nhau. Doanh thu: thị trường có mua không. Lời gộp: giá và giá vốn có hợp lý không. Chi phí vận hành: bộ máy có quá cồng kềnh không. Lời ròng: cuối cùng có đáng làm không.
Các tỷ lệ cần xem
Con số tuyệt đối dễ đánh lừa. Doanh thu tăng gấp đôi mà lời không tăng là dấu hiệu xấu. Vì vậy hãy chuyển sang tỷ lệ trên doanh thu.
Tỷ lệ lời gộp: lời gộp chia doanh thu. Nếu tỷ lệ này giảm dần qua các tháng, hoặc giá vốn đang tăng, hoặc bạn đang giảm giá nhiều, hoặc cơ cấu hàng bán đang nghiêng về món lời mỏng.
Tỷ lệ chi phí vận hành trên doanh thu. Nếu doanh thu tăng mà tỷ lệ này cũng tăng, bộ máy đang phình nhanh hơn việc bán hàng. Thường đó là lúc cần xem lại nhân sự và các khoản chi cố định.
Tỷ lệ lời ròng: lời ròng chia doanh thu. Đây là số cho biết trên mỗi đồng bán ra, bạn giữ lại được bao nhiêu. Mỗi ngành có mức khác nhau, nên so với chính mình qua thời gian quan trọng hơn so với người khác.
Ghi các tỷ lệ này vào một bảng theo tháng. Chỉ cần nhìn một hàng số là thấy doanh nghiệp đang tốt lên hay xấu đi.
Câu hỏi nên đặt ra mỗi tháng
Doanh thu đến từ đâu? Món nào, kênh nào, nhóm khách nào đóng góp nhiều nhất.
Món nào lời gộp cao nhất? Có nên đẩy mạnh bán món đó không.
Món nào bán nhiều mà lời thấp? Xem lại giá hoặc giá vốn.
Giá vốn có tăng không? Nhà cung cấp tăng giá, hao hụt tăng, hay công thức thay đổi.
Khoản chi vận hành nào tăng nhanh nhất? Có xứng với kết quả mang lại không.
Chi phí marketing mang về bao nhiêu doanh thu? So với các tháng trước.
Lương có tương xứng với doanh thu? Nhân sự đang dư hay thiếu.
Có khoản chi nào không còn cần? Phần mềm, dịch vụ đăng ký rồi quên.
Lời ròng so với tháng trước, năm trước? Xu hướng quan trọng hơn con số đơn lẻ.
Có khoản bất thường nào làm méo số? Tách ra để thấy kết quả kinh doanh thật.
Lời trên sổ có khớp với tiền trong tài khoản? Nếu không, xem lại dòng tiền.
Tháng tới nên điều chỉnh gì? Đọc báo cáo phải dẫn tới hành động.
Những chỗ dễ đọc sai
Thứ nhất là không tính lương của chủ. Nếu bạn làm việc toàn thời gian mà không tính lương mình vào chi phí, lời ròng trông cao hơn thực tế. Hãy tính một khoản lương hợp lý cho mình để biết doanh nghiệp thật sự có lời hay chỉ đang trả công cho bạn.
Thứ hai là ghi chi phí sai kỳ. Tiền thuê trả trước sáu tháng mà ghi hết vào một tháng làm tháng đó lỗ nặng, các tháng sau lời giả. Chia đều chi phí cho các kỳ mà nó phục vụ.
Thứ ba là không trừ hàng hỏng, hàng mất. Nếu kho hao hụt mà không ghi nhận, giá vốn thấp giả và lời gộp cao giả. Kiểm kê định kỳ để biết số thật.
Thứ tư là trộn tiền cá nhân. Chi tiêu gia đình lẫn vào chi phí doanh nghiệp, hoặc doanh thu bị rút ra không ghi lại, làm báo cáo vô nghĩa.
Thứ năm là nhìn một tháng rồi kết luận. Có tháng cao điểm, có tháng thấp điểm. So cùng kỳ năm trước hoặc xem trung bình vài tháng sẽ chính xác hơn.
Lãi lỗ, dòng tiền và bảng cân đối
Báo cáo lãi lỗ chỉ là một trong ba bức tranh. Nó cho biết có lời không, nhưng không cho biết tiền ở đâu. Bảng dòng tiền cho biết tiền thật vào ra thế nào. Bảng cân đối cho biết doanh nghiệp đang có gì và nợ gì tại một thời điểm.
Với doanh nghiệp nhỏ, ít nhất hãy theo dõi hai thứ: lãi lỗ hằng tháng và dòng tiền hằng tuần. Hai thứ này đủ để tránh phần lớn tai nạn tài chính.
Khi lời lỗ báo lời mà dòng tiền báo thiếu, hãy tìm xem tiền đang kẹt ở đâu: hàng tồn, công nợ, hay đã chi cho tài sản lớn. Câu trả lời giúp bạn biết phải làm gì.
Nếu có kế toán, hãy nhờ họ giải thích báo cáo bằng lời đơn giản và trả lời các câu hỏi của bạn. Đừng chỉ ký nhận rồi cất đi. Báo cáo là công cụ ra quyết định, không phải giấy tờ để nộp.
Nếu tự làm, giữ sổ sách đều đặn mỗi ngày hoặc mỗi tuần. Sổ ghi đủ thì cuối tháng chỉ mất ít thời gian để có báo cáo. Sổ ghi thiếu thì báo cáo nào cũng sai.
Biến báo cáo thành quyết định
Đọc báo cáo xong mà không làm gì khác đi thì chỉ là thêm một việc tốn thời gian. Mỗi tháng, hãy chọn một hai điều cụ thể sẽ điều chỉnh dựa trên những gì thấy được.
Nếu lời gộp giảm, kiểm tra giá nhập và hao hụt trước khi nghĩ tới tăng giá bán. Nhiều khi vấn đề nằm ở khâu mua hàng hay bảo quản, sửa được mà không ảnh hưởng tới khách.
Nếu chi phí vận hành tăng nhanh, liệt kê các khoản theo thứ tự lớn nhỏ và hỏi từng khoản: bỏ đi thì có ảnh hưởng tới doanh thu không. Thường có vài khoản cắt được ngay.
Nếu doanh thu đi ngang nhiều tháng, đó là lúc xem lại sản phẩm, kênh bán và khách hàng, không phải lúc cắt giảm chi phí mạnh tay. Cắt quá tay có khi làm doanh thu giảm tiếp.
Ghi lại quyết định và theo dõi tác động ở các tháng sau. Dần dần, bạn sẽ hiểu doanh nghiệp của mình phản ứng thế nào với từng thay đổi — thứ hiểu biết không sách nào dạy được.
Sổ sách tối thiểu cho doanh nghiệp nhỏ
Sổ thu chi hằng ngày. Ghi mọi khoản tiền vào ra, kèm lý do.
Sổ bán hàng. Món gì, bao nhiêu, giá bao nhiêu, khách nào.
Sổ nhập hàng. Nhập từ ai, giá bao nhiêu, số lượng, ngày.
Sổ công nợ phải thu. Khách nào nợ, bao nhiêu, đến hạn khi nào.
Sổ công nợ phải trả. Nợ nhà cung cấp nào, hạn trả.
Kiểm kê kho định kỳ. So số trên sổ với số thật.
Lưu hoá đơn chứng từ. Cần cho thuế và cho đối chiếu khi có sai lệch.
Tài khoản ngân hàng riêng cho doanh nghiệp. Mọi giao dịch có dấu vết rõ ràng.
Bảng lương. Ai, bao nhiêu, đã trả chưa.
Danh sách tài sản. Máy móc, thiết bị, ngày mua, giá mua.
Bảng tổng hợp cuối tháng. Doanh thu, giá vốn, chi phí, lời.
Ghi chép đều đặn. Mười phút mỗi ngày tốt hơn cả ngày cuối tháng.
Câu hỏi thường gặp
Báo cáo lãi lỗ gồm những dòng chính nào?
Doanh thu, giá vốn hàng bán, lời gộp, chi phí vận hành, lời từ hoạt động kinh doanh, rồi trừ lãi vay và thuế để ra lời ròng.
Tỷ lệ nào quan trọng nhất khi đọc báo cáo?
Tỷ lệ lời gộp, tỷ lệ chi phí vận hành trên doanh thu và tỷ lệ lời ròng. Nên so với chính doanh nghiệp qua các tháng để thấy xu hướng.
Có lời trên báo cáo nhưng không có tiền là sao?
Báo cáo lãi lỗ ghi nhận khi bán, không phải khi thu tiền. Tiền có thể kẹt ở công nợ, hàng tồn hoặc đã chi cho tài sản. Cần xem thêm dòng tiền.
Có cần tính lương của chủ vào chi phí không?
Nên tính. Nếu không, lời ròng trông cao hơn thực tế và bạn không biết doanh nghiệp thật sự có lời hay chỉ đang trả công cho chính mình.
Doanh nghiệp nhỏ nên đọc báo cáo bao lâu một lần?
Ít nhất mỗi tháng một lần cho lãi lỗ, kèm theo dõi dòng tiền hằng tuần, và so sánh với các tháng trước hoặc cùng kỳ năm trước.