Bán hàng cho doanh nghiệp khác hẳn bán lẻ ở ba điểm: nhiều người cùng tham gia quyết định, quy trình mua có báo giá, hợp đồng, hoá đơn và duyệt nhiều cấp, và quan hệ thường kéo dài nhiều năm nếu bạn làm tốt. Đơn hàng lớn hơn, đều hơn, nhưng cũng chậm hơn và đòi hỏi sự chuyên nghiệp ngay cả khi bạn chỉ là một xưởng nhỏ.
Nhiều doanh nghiệp nhỏ sống ổn định nhờ vài khách doanh nghiệp làm nền. Nhưng cũng nhiều doanh nghiệp nhỏ chết vì một khách lớn chậm trả tiền. Bài này nói cả hai mặt.
Hiểu ai thật sự quyết định
Trong một công ty, người liên hệ với bạn đầu tiên thường không phải người ký. Có người dùng sản phẩm, người phụ trách mua hàng, người duyệt ngân sách, và đôi khi kế toán có tiếng nói về điều kiện thanh toán. Mỗi người quan tâm một điều khác nhau.
Người dùng quan tâm sản phẩm có dễ dùng, có giải quyết việc của họ không. Người mua hàng quan tâm giá, điều kiện, thủ tục. Người duyệt ngân sách quan tâm hiệu quả và rủi ro. Kế toán quan tâm hoá đơn hợp lệ và thời hạn thanh toán. Một bộ hồ sơ tốt trả lời cho cả bốn người.
Hãy hỏi người liên hệ một cách tự nhiên: quy trình bên anh chị thường thế nào, ngoài anh chị còn ai cần xem. Đa số sẵn lòng chia sẻ, vì họ cũng muốn việc mua diễn ra trơn tru.
Đừng bỏ qua người dùng thật. Nếu người dùng thích sản phẩm của bạn, họ sẽ nói tốt trong các cuộc họp mà bạn không có mặt. Nếu họ không thích, giá rẻ đến đâu cũng khó giữ hợp đồng lâu.
Và hiểu rằng người liên hệ với bạn cũng có rủi ro cá nhân. Nếu họ chọn bạn mà bạn làm hỏng, họ bị trách. Làm cho họ trông có vẻ sáng suốt khi chọn bạn là một phần quan trọng của việc bán cho doanh nghiệp.
Chuẩn bị hồ sơ chuyên nghiệp dù bạn còn nhỏ
Hồ sơ năng lực ngắn gọn. Vài trang giới thiệu bạn là ai, làm gì, làm cho ai, có ảnh sản phẩm thật.
Báo giá rõ ràng. Liệt kê hạng mục, đơn giá, số lượng, thuế, thời hạn hiệu lực của báo giá.
Điều kiện thanh toán. Đặt cọc bao nhiêu, thanh toán khi nào, phạt chậm trả nếu có.
Thời gian giao hàng cụ thể. Hứa ngày bạn chắc chắn làm được, có đệm cho rủi ro.
Mẫu thử hoặc bản dùng thử. Doanh nghiệp thích thấy trước khi ký.
Giấy tờ pháp lý. Đăng ký kinh doanh, khả năng xuất hoá đơn hợp lệ.
Danh sách khách đã làm. Kèm phản hồi nếu họ đồng ý cho dùng.
Quy trình làm việc. Từ nhận yêu cầu tới bàn giao, ai liên lạc với ai.
Chính sách bảo hành, xử lý lỗi. Doanh nghiệp rất sợ rủi ro không ai chịu trách nhiệm.
Một người liên hệ cố định. Khách doanh nghiệp không muốn mỗi lần gọi lại phải kể lại từ đầu.
Email và chữ ký tên miền riêng. Thể hiện sự nghiêm túc, dễ được duyệt hơn.
Trả lời nhanh, đúng giờ hành chính. Tốc độ phản hồi là bằng chứng đầu tiên về cách bạn sẽ làm việc.
Công nợ: nơi doanh nghiệp nhỏ dễ chết nhất
Khách doanh nghiệp thường không trả tiền ngay. Họ trả sau ba mươi, sáu mươi, đôi khi chín mươi ngày kể từ khi nhận hoá đơn. Trong lúc đó, bạn đã phải trả tiền nguyên liệu, trả lương người làm. Một đơn lớn mà trả chậm có thể làm cạn tiền mặt của một doanh nghiệp nhỏ dù trên sổ sách đang có lời.
Vì vậy hãy đàm phán điều kiện thanh toán ngay từ đầu, không đợi tới lúc giao hàng. Đặt cọc một phần để mua nguyên liệu, thanh toán theo từng đợt giao, hạn thanh toán ngắn hơn cho khách mới. Khách doanh nghiệp đàng hoàng thường chấp nhận các điều kiện hợp lý.
Tính chi phí của việc chờ tiền vào giá. Nếu khách trả sau hai tháng, bạn đang cho họ mượn vốn trong hai tháng. Khoản đó có chi phí, đặc biệt nếu bạn phải vay để bù.
Đừng để một khách chiếm phần quá lớn doanh thu. Khi một khách là một nửa doanh thu, họ có thể ép giá, ép điều kiện, và nếu họ dừng, bạn lao đao. Đa dạng khách là cách bảo vệ.
Theo dõi công nợ hằng tuần, nhắc thanh toán lịch sự nhưng đều đặn, và có quy tắc dừng giao thêm khi khách quá hạn. Nhắc nợ không phải là mất lịch sự; nó là quản lý doanh nghiệp.
Giữ khách doanh nghiệp nhiều năm
Giữ lời từng việc nhỏ. Giao đúng hẹn, đúng số lượng, đúng chất lượng — lặp lại mỗi lần.
Báo trước khi có vấn đề. Trễ một ngày mà báo sớm tốt hơn nhiều so với im lặng rồi trễ.
Hiểu chu kỳ của khách. Mùa cao điểm, thời điểm lập ngân sách, thời điểm quyết toán.
Gặp định kỳ. Một cuộc trò chuyện vài tháng một lần để hỏi điều gì cần cải thiện.
Đề xuất cải tiến. Gợi ý cách giúp khách tiết kiệm hoặc làm tốt hơn, kể cả khi bạn bán ít đi.
Giữ giá ổn định có báo trước. Doanh nghiệp ghét bất ngờ về chi phí.
Quan hệ với nhiều người trong công ty. Người liên hệ nghỉ việc thì bạn vẫn còn mối.
Xử lý khiếu nại nhanh và rõ. Có biên bản, có hướng giải quyết, có thời hạn.
Hoá đơn chứng từ chính xác. Sai một con số làm chậm cả quy trình thanh toán của họ.
Không lợi dụng sự quen biết. Đã quen rồi mà làm ẩu là cách nhanh nhất để mất khách.
Cảm ơn và ghi nhận. Một lời cảm ơn cuối năm, một món quà nhỏ đúng mực.
Mở rộng sang phòng ban khác. Khách hài lòng giới thiệu bạn cho bộ phận khác trong chính công ty.
Sai lầm thường gặp khi mới bán cho doanh nghiệp
Báo giá quá thấp để có đơn. Đơn đầu tiên đặt mức cho mọi đơn sau; khó tăng giá về sau.
Nhận đơn vượt năng lực. Giao trễ đơn lớn làm mất cả khách lẫn uy tín.
Không có hợp đồng rõ ràng. Thoả thuận miệng thành tranh chấp khi có thay đổi.
Bỏ qua thời hạn thanh toán. Đơn lớn trả chậm làm cạn tiền mặt.
Chỉ nói chuyện với một người. Người đó nghỉ là mất mối.
Không chuẩn bị hoá đơn hợp lệ. Nhiều công ty không thể mua nếu thiếu chứng từ.
Trả lời chậm. Doanh nghiệp có hạn chót nội bộ, chậm là bị loại.
Hứa tuỳ tiện. Lời hứa với doanh nghiệp được ghi vào biên bản.
Xem nhẹ khách nhỏ. Công ty nhỏ hôm nay có thể lớn lên cùng bạn.
Phụ thuộc một khách. Mất khách là mất doanh nghiệp.
Không đọc kỹ điều khoản phạt. Phạt trễ hạn có thể ăn hết lời của đơn.
Ngại nhắc nợ. Không nhắc, khách ưu tiên trả cho người khác trước.
Câu hỏi thường gặp
Bán hàng cho doanh nghiệp khác bán lẻ thế nào?
Có nhiều người cùng quyết định, quy trình mua cần báo giá, hợp đồng và hoá đơn, thời gian chốt dài hơn, thanh toán thường trả sau, nhưng đơn lớn và quan hệ có thể kéo dài nhiều năm.
Doanh nghiệp nhỏ cần chuẩn bị gì để bán cho công ty?
Hồ sơ năng lực ngắn gọn, báo giá rõ ràng, điều kiện thanh toán, khả năng xuất hoá đơn hợp lệ, mẫu thử, chính sách bảo hành và một người liên hệ cố định.
Làm sao tránh rủi ro khách doanh nghiệp chậm trả tiền?
Đàm phán đặt cọc và thanh toán theo đợt từ đầu, giới hạn công nợ cho khách mới, theo dõi hằng tuần, nhắc đều đặn và có quy tắc dừng giao khi quá hạn.
Có nên giảm giá sâu để có đơn doanh nghiệp đầu tiên?
Không nên giảm dưới mức có lời, vì giá đầu tiên thường thành mốc cho các lần sau và khó tăng lại.
Làm sao giữ khách doanh nghiệp lâu dài?
Giữ lời từng việc nhỏ, báo trước khi có vấn đề, gặp định kỳ để hỏi cải tiến, giữ giá ổn định có báo trước và xây quan hệ với nhiều người trong công ty khách.