Chữ tín được thử thách thật sự khi bạn gặp khó khăn, không phải khi mọi thứ suôn sẻ. Không ai trách bạn vì gặp khó; làm ăn ai cũng có lúc lên xuống. Người ta trách khi bạn im lặng, hứa suông, hoặc bỏ đi không một lời. Báo sớm, nói thật, đưa ra kế hoạch cụ thể và giữ từng lời hứa nhỏ — đó là cách giữ chữ tín khi khó.
Nhiều người làm chủ đứng dậy được sau thất bại chính nhờ những người đã thấy họ cư xử đàng hoàng trong lúc khó khăn nhất.
Vì sao người ta im lặng
Khi doanh nghiệp gặp khó, phản xạ tự nhiên là giấu. Ngại, xấu hổ, sợ đối tác mất tin, sợ nhà cung cấp dừng giao hàng, sợ nhân viên bỏ đi. Hy vọng mọi thứ sẽ tốt lên trước khi ai biết.
Nhưng im lặng thường làm mọi chuyện tệ hơn. Nhà cung cấp phát hiện khi tiền không về đúng hạn, và họ đoán điều tệ nhất. Khách phát hiện khi hàng không giao, và họ kể với người khác. Nhân viên cảm nhận được không khí, và tin đồn lan nhanh hơn sự thật.
Khi người khác phát hiện thay vì được bạn báo, niềm tin mất gấp đôi: một lần vì khó khăn, một lần vì bị giấu.
Ngược lại, khi được báo sớm, nhiều người sẵn lòng giúp. Nhà cung cấp có thể giãn hạn, khách có thể chờ, nhân viên có thể cùng gánh. Họ cũng không muốn mất một đối tác lâu năm.
Nói ra khó khăn không phải là yếu đuối. Đó là hành động của người làm chủ có trách nhiệm với những ai đang phụ thuộc vào mình.
Báo cho ai, theo thứ tự nào
Người cùng góp vốn trước tiên. Họ có quyền biết và cùng quyết định.
Nhân viên chủ chốt. Người cần cho kế hoạch vượt khó.
Ngân hàng, chủ nợ chính thức. Trước kỳ trả nợ, không phải sau khi đã trễ.
Nhà cung cấp quan trọng. Những người bạn nợ nhiều hoặc cần tiếp tục giao hàng.
Khách hàng bị ảnh hưởng. Những đơn có thể trễ hoặc không thực hiện được.
Toàn bộ nhân viên. Ở mức thông tin phù hợp, tránh tin đồn.
Gia đình. Những người chịu ảnh hưởng theo.
Người cho vay cá nhân. Bạn bè, người thân đã cho mượn tiền.
Chủ nhà, mặt bằng. Trước kỳ trả tiền thuê.
Cơ quan thuế nếu có nghĩa vụ đến hạn. Tìm hiểu các thủ tục hợp pháp.
Người có thể giúp. Cố vấn, người đi trước trong ngành.
Mỗi người một cuộc nói chuyện riêng. Không gửi một tin nhắn chung cho tất cả.
Nói thật, nói đủ, nói kèm kế hoạch
Khi nói, hãy thật thà về tình hình: chuyện gì đã xảy ra, ảnh hưởng thế nào, bạn đang làm gì. Không tô hồng, không bi kịch hoá. Người nghe cần thông tin để quyết định.
Nhận phần trách nhiệm của mình. Có thể nguyên nhân một phần từ bên ngoài, nhưng hãy nói rõ những quyết định nào của bạn góp phần gây ra. Người nhận lỗi đáng tin hơn người đổ lỗi.
Đưa ra kế hoạch cụ thể: trả bao nhiêu, vào ngày nào, bằng nguồn tiền nào. Một kế hoạch trả dần thực tế được chấp nhận dễ hơn lời hứa sẽ cố gắng.
Đừng hứa nhiều hơn khả năng. Lời hứa lớn mà không giữ được lần thứ hai sẽ phá hết niềm tin còn lại. Hứa ít hơn mức bạn tin mình làm được, rồi làm tốt hơn.
Hỏi ý kiến người nghe. Nhà cung cấp, chủ nợ có thể có phương án bạn chưa nghĩ tới: đổi hàng thay tiền, trả theo doanh thu, tạm giảm số lượng.
Giữ từng lời hứa nhỏ
Sau khi đã có thoả thuận, mỗi lần trả đúng hẹn là một viên gạch xây lại niềm tin. Dù số tiền nhỏ, trả đúng ngày có giá trị hơn trả nhiều mà trễ.
Nếu biết trước sẽ không giữ được một mốc, báo trước ngày đến hạn, không phải sau. Kèm lý do và mốc mới. Một lần báo trước được thông cảm; im lặng đến hạn rồi biến mất thì không.
Ghi lại mọi khoản đã trả, gửi xác nhận cho bên kia. Minh bạch giúp cả hai yên tâm và tránh hiểu nhầm.
Ưu tiên công bằng giữa các bên. Không trả hết cho người đòi gắt nhất rồi bỏ mặc người hiền lành. Người hiền lành cũng có khó khăn của họ.
Khi tình hình khá lên, trả nhanh hơn kế hoạch nếu có thể. Người đã kiên nhẫn chờ bạn sẽ nhớ điều này.
Những điều không nên làm khi khó
Không vay nóng lãi cao để trả nợ cũ. Đó là đổi một khó khăn có thể giải quyết thành khủng hoảng không lối thoát.
Không nhận thêm đơn, thêm tiền cọc của khách khi biết mình không thể thực hiện. Đó không còn là khó khăn kinh doanh mà là lừa dối, có thể vi phạm pháp luật.
Không tẩu tán tài sản, không chuyển tiền đi để tránh trả nợ. Ngoài vấn đề đạo đức, việc này có thể dẫn tới hậu quả pháp lý nghiêm trọng.
Không trả lương trễ mà không nói gì. Nhân viên sống bằng lương; họ cần biết để xoay xở. Nếu phải trả chậm, nói rõ và có kế hoạch.
Không biến mất. Không nghe máy, đổi số, đóng cửa không báo là cách nhanh nhất để mất hết uy tín và khiến người khác phải dùng đến biện pháp mạnh.
Chữ tín là tài sản sau thất bại
Không phải mọi doanh nghiệp đều vượt qua được khó khăn. Có lúc phải đóng cửa. Ngay cả khi đó, cách bạn đóng cửa quyết định bạn có thể bắt đầu lại hay không.
Người đã cư xử đàng hoàng — báo trước, trả hết những gì có thể, thoả thuận rõ phần còn lại — thường vẫn được nhà cung cấp, đối tác, nhân viên cũ tin tưởng khi họ bắt đầu lại.
Ngành nào cũng nhỏ hơn bạn tưởng. Người trong nghề biết chuyện của nhau. Danh tiếng về cách bạn xử lý khó khăn sẽ theo bạn nhiều năm, tốt hay xấu.
Trả nợ cũ kể cả khi đã đóng cửa, theo thoả thuận, là điều khó nhất nhưng giá trị nhất. Nó cho thấy bạn là người đáng tin, bất kể kết quả kinh doanh.
Thất bại kinh doanh không làm mất chữ tín. Cách cư xử trong thất bại mới làm điều đó.
Kịch bản nói chuyện với nhà cung cấp khi phải trả chậm
Hẹn gặp hoặc gọi trước hạn. Không nhắn tin ngắn vào ngày đến hạn.
Cảm ơn về sự hợp tác. Nhắc quan hệ đã có.
Nói thật tình hình. Ngắn gọn, cụ thể, không bi kịch hoá.
Nhận trách nhiệm. Không đổ hết cho hoàn cảnh.
Đưa con số cụ thể. Có thể trả bao nhiêu bây giờ, bao nhiêu sau.
Đề xuất lịch trả. Ngày cụ thể, số tiền cụ thể.
Hỏi ý kiến của họ. Có phương án nào họ thấy hợp hơn.
Đề nghị cách tiếp tục làm ăn. Ví dụ trả ngay cho đơn mới, trả dần cho nợ cũ.
Ghi lại thoả thuận. Gửi tin nhắn hoặc văn bản xác nhận.
Trả khoản đầu tiên đúng hẹn. Chứng minh bằng hành động.
Cập nhật định kỳ. Kể cả khi mọi thứ đang theo kế hoạch.
Cảm ơn khi xong. Người kiên nhẫn chờ xứng đáng được ghi nhận.
Câu hỏi thường gặp
Khi doanh nghiệp khó khăn có nên nói với nhà cung cấp, chủ nợ?
Nên báo sớm, trước kỳ đến hạn. Được báo sớm kèm kế hoạch cụ thể, nhiều người sẵn lòng giãn hạn hoặc tìm phương án cùng có lợi.
Nói gì khi phải xin trả chậm?
Nói thật tình hình, nhận phần trách nhiệm, đưa con số và lịch trả cụ thể, hỏi ý kiến của họ và ghi lại thoả thuận.
Có nên vay nóng để trả nợ cũ?
Không nên. Lãi cao và hạn ngắn có thể biến khó khăn tạm thời thành khủng hoảng không lối thoát.
Nếu không giữ được lịch trả đã hứa thì sao?
Báo trước ngày đến hạn, giải thích lý do và đưa mốc mới thực tế. Tránh im lặng đến hạn rồi biến mất.
Đóng cửa doanh nghiệp có làm mất chữ tín không?
Không nhất thiết. Cách cư xử khi đóng cửa — báo trước, trả những gì có thể, thoả thuận rõ phần còn lại — mới quyết định uy tín của bạn.