Nhiều bài học đắt nhất trong kinh doanh không đến từ thị trường mà từ con người. Chọn sai người cùng góp vốn, tin nhầm người giữ tiền, giữ người không hợp quá lâu, tuyển vì nể, hoặc chính người chủ không chịu nghe ai. Phần lớn những sai lầm này có thể tránh được nếu rõ ràng từ đầu và dám hành động sớm.
Mình không nói để bạn nghi ngờ mọi người. Niềm tin là cần thiết để làm ăn. Nhưng niềm tin tốt nhất là niềm tin có cấu trúc: tin, nhưng có cách kiểm tra.
Chọn sai người cùng góp vốn
Người cùng góp vốn là quyết định khó thay đổi nhất. Thuê sai nhân viên còn có thể cho nghỉ; chọn sai người góp vốn thì gỡ ra rất phức tạp và tốn kém.
Sai lầm phổ biến là chọn vì tình cảm thay vì vì sự phù hợp: bạn thân, người quen có tiền, người nhiệt tình. Nhưng tình bạn tốt không đảm bảo làm ăn tốt. Hai người cùng giá trị sống có thể có cách làm việc rất khác nhau.
Một sai lầm khác là không bàn kỹ những điều khó: ai quyết định gì, chia lời thế nào, nếu muốn rút thì sao, nếu cần thêm vốn ai bỏ. Khi mọi thứ tốt đẹp, không ai muốn nói chuyện này. Khi có vấn đề, đã quá muộn.
Cách tránh: làm việc cùng nhau một dự án nhỏ trước, bàn kỹ mọi điều khó, viết thành văn bản, và nhờ người có chuyên môn xem lại.
Nếu đã chọn sai, xử lý sớm. Mỗi tháng kéo dài là thêm mâu thuẫn, thêm thiệt hại. Một cuộc chia tay có trật tự sớm tốt hơn một cuộc chiến kéo dài.
Giao tiền mà không có kiểm soát
Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ giao toàn quyền tiền bạc cho một người tin cậy: kế toán lâu năm, người nhà, nhân viên thân cận. Phần lớn không có vấn đề gì. Nhưng khi có vấn đề, thiệt hại thường rất lớn và phát hiện rất muộn.
Vấn đề không nằm ở việc người đó xấu. Nhiều trường hợp bắt đầu từ một khoản mượn tạm nhỏ, định trả lại, rồi không trả được, rồi phải che giấu. Không có kiểm soát tạo ra cám dỗ cho cả người tốt.
Kiểm soát không phải là nghi ngờ. Nó là bảo vệ cả doanh nghiệp lẫn người giữ tiền. Người trung thực không ngại kiểm soát; chính kiểm soát giúp họ chứng minh sự trong sạch.
Nguyên tắc đơn giản: người ghi sổ và người cầm tiền nên tách nhau nếu được; chủ xem sao kê ngân hàng định kỳ; khoản chi lớn cần hai người duyệt; kiểm kê tiền mặt và hàng tồn bất ngờ thỉnh thoảng.
Bài học: tin người, nhưng thiết kế hệ thống để không ai phải chịu cám dỗ một mình.
Kiểm soát tối thiểu mà không làm mất lòng
Chủ tự xem sao kê ngân hàng. Mỗi tháng, đối chiếu với sổ sách.
Tách người ghi sổ và người cầm tiền. Khi quy mô cho phép.
Khoản chi lớn hai người duyệt. Mức nào là lớn, ghi rõ.
Kiểm kê tiền mặt định kỳ. Và thỉnh thoảng bất ngờ.
Kiểm kê hàng tồn. So số thật với số sổ.
Đối chiếu công nợ với khách. Khách xác nhận số dư.
Đối chiếu với nhà cung cấp. Tránh hoá đơn khống.
Mật khẩu tài khoản do chủ giữ. Cấp quyền phù hợp cho từng người.
Luân chuyển công việc khi có thể. Người khác làm thay khi ai đó nghỉ phép.
Bắt buộc nghỉ phép. Sai lệch thường lộ ra khi người giữ tiền vắng mặt.
Giải thích lý do kiểm soát. Bảo vệ cả doanh nghiệp lẫn người làm.
Áp dụng cho mọi người. Kể cả người nhà, kể cả chính chủ.
Giữ người không hợp quá lâu
Hầu hết chủ doanh nghiệp đều có kinh nghiệm này: biết một người không hợp từ lâu, nhưng chần chừ mãi mới quyết định. Vì ngại, vì thương, vì sợ thiếu người, vì hy vọng họ sẽ thay đổi.
Trong thời gian chần chừ, người không hợp ảnh hưởng tới khách, tới chất lượng, và nhất là tới những người giỏi. Người giỏi thấy chủ dung túng sẽ nản và bỏ đi trước.
Không phải mọi người không đạt đều phải cho nghỉ. Có người cần đào tạo thêm, có người hợp với vị trí khác. Hãy thử: góp ý rõ ràng, hỗ trợ cụ thể, cho thời hạn cải thiện.
Nhưng khi đã thử mà không thay đổi, quyết định dứt khoát. Làm đúng quy định, đúng thủ tục, tôn trọng người đó. Giúp họ tìm chỗ phù hợp hơn nếu được.
Bài học: tuyển chậm, cho nghỉ nhanh khi cần. Ngược lại — tuyển vội, giữ mãi — là công thức của rất nhiều doanh nghiệp đi xuống.
Tuyển vì nể và tin vì thân
Tuyển người thân của bạn bè, con cháu họ hàng, người được giới thiệu từ ai đó có ơn — không phải lúc nào cũng sai. Nhưng khi tuyển vì nể, bạn thường bỏ qua bước đánh giá cẩn thận.
Và khi người đó không phù hợp, việc góp ý hay cho nghỉ trở nên rất khó, vì dính tới quan hệ ngoài công việc. Bạn chịu đựng, đội ngũ chịu đựng, khách chịu đựng.
Nếu tuyển người quen, hãy làm rõ từ đầu: đánh giá như mọi ứng viên, có thời gian thử việc, có tiêu chuẩn rõ, và nói thẳng rằng công việc là công việc.
Tương tự, tin vì thân là sai lầm hay gặp trong làm ăn: cho người quen nợ không giấy tờ, hợp tác không hợp đồng, giao việc quan trọng mà không kiểm tra. Người thân cũng là con người, cũng có lúc khó khăn và cám dỗ.
Rõ ràng với người thân không làm mất tình cảm. Mơ hồ mới làm mất.
Chính mình không chịu nghe
Sai lầm về con người khó nhận ra nhất là sai lầm của chính người chủ. Khi doanh nghiệp lớn dần, người xung quanh ngại nói thật. Chủ chỉ nghe những gì muốn nghe.
Dấu hiệu: không ai phản đối ý kiến của bạn trong các cuộc họp; tin xấu luôn đến muộn; nhân viên giỏi nghỉ mà không nói lý do thật.
Hãy chủ động tạo không gian để người khác nói thật. Hỏi ý kiến trước khi nói ý mình. Cảm ơn người dám phản đối, kể cả khi bạn không đồng ý.
Có ít nhất một người ngoài doanh nghiệp để nói thật với bạn: một người đi trước, một người bạn làm kinh doanh, một cố vấn. Người không phụ thuộc vào bạn dễ nói thẳng hơn.
Và lắng nghe khách hàng. Họ không ngại nói thật, nhất là khi bỏ đi. Những lời chê của khách là thông tin quý nếu bạn không bỏ qua.
Nguyên tắc rút ra từ những bài học đắt giá
Tin, nhưng có cách kiểm tra. Niềm tin có cấu trúc bảo vệ mọi người.
Viết ra mọi thoả thuận quan trọng. Trí nhớ mỗi người một kiểu.
Tuyển chậm, cho nghỉ đúng lúc. Không giữ người không hợp vì ngại.
Đánh giá người quen như người lạ. Rồi mới đối xử như người quen.
Bàn điều khó khi quan hệ đang tốt. Lúc có mâu thuẫn thì đã muộn.
Không để một người nắm hết. Tiền, khách, công thức — đều cần người thứ hai biết.
Lắng nghe người phản đối. Họ có thể đang cứu bạn.
Quyết định sớm khi đã rõ. Chần chừ làm thiệt hại lớn thêm.
Tôn trọng cả khi chia tay. Người cũ có thể là đối tác sau này.
Học từ người đi trước. Hỏi họ những sai lầm về người họ đã gặp.
Nhìn lại mình trước. Nhiều vấn đề con người bắt đầu từ cách chủ quản lý.
Giữ lòng tử tế. Bài học đắt không nên làm bạn mất lòng tin vào con người.
Câu hỏi thường gặp
Sai lầm về con người phổ biến nhất trong kinh doanh là gì?
Chọn sai người góp vốn, giao tiền không kiểm soát, giữ người không hợp quá lâu, tuyển hoặc tin vì nể, và người chủ không chịu nghe góp ý.
Làm sao kiểm soát tiền mà không làm mất lòng người thân tín?
Giải thích kiểm soát là bảo vệ cả doanh nghiệp lẫn người giữ tiền, áp dụng cho mọi người kể cả chủ, chủ tự xem sao kê, tách người ghi sổ và cầm tiền, chi lớn hai người duyệt.
Khi nào nên cho một nhân viên không hợp nghỉ việc?
Sau khi đã góp ý rõ, hỗ trợ cụ thể và cho thời hạn cải thiện mà không thay đổi. Làm đúng quy định và tôn trọng người đó.
Có nên tuyển người quen?
Có thể, nếu đánh giá như mọi ứng viên, có thời gian thử việc, tiêu chuẩn rõ và nói thẳng từ đầu rằng công việc là công việc.
Làm sao biết mình đang không chịu nghe góp ý?
Khi không ai phản đối ý kiến của bạn, tin xấu luôn đến muộn và người giỏi nghỉ mà không nói lý do thật. Hãy chủ động hỏi ý kiến và có người ngoài để nói thật với bạn.