Những tháng có lời đầu tiên là lúc dễ mắc sai lầm nhất. Thấy tiền thì muốn tiêu, muốn mở rộng ngay, muốn bù đắp cho những tháng vất vả. Hãy chia khoản lời đó ra theo kế hoạch — dự phòng, tái đầu tư, trả nợ, và một phần nhỏ thưởng cho chính mình — trước khi nó tự biến mất vào những khoản không tên.
Không có tỷ lệ chia nào đúng cho mọi người. Nhưng có một nguyên tắc đúng cho hầu hết: quyết định trước khi tiền về, không phải sau.
Kiểm tra xem lời có thật không
Trước khi vui mừng, hãy chắc rằng đó là lời thật. Doanh thu trừ chi phí trên sổ có thể khác tiền thật trong tài khoản, vì công nợ khách chưa trả, hàng tồn đã nhập, khoản chi trả trước.
Bạn đã trả lương cho mình chưa? Nếu chưa, phần gọi là lời có thể chỉ là tiền công của bạn. Trừ một mức lương hợp lý trước khi tính lời.
Có khoản nào sắp đến hạn chưa tính không? Thuế, tiền thuê trả theo quý, thưởng cuối năm, sửa chữa định kỳ. Để riêng tiền cho những khoản này trước.
Một tháng có lời chưa nói lên nhiều. Có thể là tháng cao điểm, có thể là may mắn. Xem xu hướng vài tháng liên tiếp trước khi kết luận doanh nghiệp đã ổn.
Khi đã trừ hết những thứ trên mà vẫn còn, đó mới là lời thật, phần bạn có quyền quyết định.
Chia lời theo thứ tự ưu tiên
Ưu tiên đầu tiên là quỹ dự phòng của doanh nghiệp, nếu chưa có. Một khoản đủ cho vài tháng chi phí cố định giúp bạn vượt qua tháng xấu mà không phải vay nóng hay bán tháo.
Thứ hai là trả bớt nợ đắt nhất, nếu có. Nợ lãi cao ăn mòn lời mỗi tháng; trả bớt nó là khoản lời chắc chắn nhất.
Thứ ba là tái đầu tư vào những thứ đã chứng minh hiệu quả: thêm hàng cho món bán chạy, cải thiện quy trình đang nghẽn, thêm người khi đã quá tải. Đầu tư vào thứ đã chạy tốt an toàn hơn thử thứ mới.
Thứ tư là phần cho chủ, ngoài lương. Một phần nhỏ để thưởng cho bản thân và gia đình sau thời gian vất vả. Điều này quan trọng cho tinh thần, nhưng giữ ở mức vừa phải.
Tỷ lệ cụ thể tuỳ hoàn cảnh. Giai đoạn đầu, khi chưa có dự phòng và còn nợ, phần lớn nên dồn cho hai ưu tiên đầu. Khi doanh nghiệp vững hơn, phần tái đầu tư và phần cho chủ có thể tăng dần.
Một cách chia mẫu để tham khảo
Viết tỷ lệ chia trước khi tiền về. Quyết định lúc tỉnh táo, không phải lúc thấy tiền.
Mở tài khoản riêng cho dự phòng. Tiền dự phòng không nằm chung với tiền vận hành.
Chuyển ngay khi có lời. Không để qua tuần, không để nó lẫn vào chi tiêu.
Ưu tiên dự phòng cho tới mức mục tiêu. Sau đó giảm tỷ lệ cho dự phòng.
Ưu tiên trả nợ lãi cao. Từng khoản, từ đắt nhất.
Tái đầu tư có danh sách. Biết trước sẽ chi vào việc gì.
Phần cho chủ có giới hạn. Không vượt tỷ lệ đã định.
Để riêng tiền thuế. Không coi là lời.
Xem lại tỷ lệ mỗi quý. Điều chỉnh theo giai đoạn.
Ghi lại mọi lần chia. Biết tiền đã đi đâu.
Bàn với người cùng góp vốn. Thống nhất trước, không tự quyết.
Giữ kỷ luật cả tháng tốt lẫn tháng xấu. Thói quen quan trọng hơn con số.
Cám dỗ mở rộng vội
Khi cửa hàng đầu tiên có lời, ý nghĩ tự nhiên là mở cửa hàng thứ hai. Nhưng cửa hàng thứ nhất có lời có thể vì bạn đứng ở đó mỗi ngày, vì vị trí tốt, vì một nhân viên giỏi. Cửa hàng thứ hai không có những thứ đó.
Trước khi mở rộng, hãy chắc rằng cửa hàng thứ nhất chạy được khi bạn không có mặt. Có quy trình rõ, có người quản lý, có lời đều qua nhiều tháng.
Mở rộng dùng hết lời và cả vốn dự phòng là đặt cược lớn. Nếu điểm mới gặp khó, nó có thể kéo cả điểm cũ xuống.
Có những cách mở rộng ít rủi ro hơn: thêm sản phẩm cho khách hiện có, thêm kênh bán online, tăng công suất ở chỗ cũ. Thử những cách này trước khi mở thêm địa điểm.
Khi đã quyết định mở rộng, dùng phần lời đã tích luỹ chứ không dùng tiền dự phòng, và có kế hoạch dừng nếu điểm mới không đạt mục tiêu sau một thời gian.
Giữ đầu óc tỉnh táo khi có tiền
Có tiền thay đổi cách người ta nghĩ. Tự tin hơn, dám chi hơn, đôi khi chủ quan hơn. Những quyết định khi đang hưng phấn thường không tốt bằng khi bình tĩnh.
Có tiền cũng thu hút người tới mời chào: cơ hội đầu tư, hợp tác, cho vay. Không phải ai cũng xấu, nhưng hãy áp dụng cùng một sự thận trọng như khi bạn còn khó khăn.
Đừng thay đổi mức sống nhanh theo lời của vài tháng. Đợi lời ổn định qua một năm, qua cả mùa thấp điểm, rồi mới nâng dần.
Nhớ lại những tháng khó khăn và những người đã giúp bạn. Trả ơn họ đúng mực là việc nên làm, và giữ cho bạn khiêm tốn.
Và tiếp tục làm những việc đã tạo ra lời: chăm khách, giữ chất lượng, kiểm soát chi phí. Nhiều doanh nghiệp đi xuống ngay sau khi bắt đầu có lời, vì chủ nghĩ đã đến lúc thả lỏng.
Lời đầu tiên cũng là bài học
Hãy ngồi lại và tìm hiểu vì sao bạn có lời. Món nào mang lại nhiều lời nhất, khách nào, kênh nào, tháng nào. Biết rõ nguồn lời giúp bạn làm thêm điều đúng.
Cũng xem lại những gì không hiệu quả trong thời gian qua. Có những khoản chi không mang lại gì, có những sản phẩm bán chậm, có những việc tốn thời gian mà không tạo giá trị. Cắt bớt để lời dày hơn.
Ghi lại những quyết định đúng và sai trong giai đoạn đầu. Sau vài năm, cuốn sổ đó là tài liệu quý nhất cho chính bạn và những người bạn hướng dẫn.
Chia sẻ với đội. Cho họ biết doanh nghiệp đã có lời, cảm ơn công sức của họ, và nếu có thể, chia cho họ một phần. Người làm cùng thấy mình góp phần vào thành công sẽ gắn bó hơn.
Lời đầu tiên không phải đích đến. Nó là bằng chứng mô hình chạy được, và là điểm bắt đầu cho giai đoạn xây dựng vững chắc hơn.
Sai lầm hay gặp với đồng lời đầu tiên
Tiêu ngay vì nghĩ đã ổn. Một tháng tốt chưa phải doanh nghiệp ổn.
Mở rộng bằng toàn bộ lời. Không còn đệm khi gặp khó.
Không để riêng tiền thuế. Đến kỳ nộp mới lo.
Nâng mức sống ngay. Khó hạ xuống khi tháng xấu tới.
Cho vay người quen. Tiền đi khó về, tình cảm cũng sứt mẻ.
Đầu tư vào thứ không hiểu. Theo lời mời chào khi thấy bạn có tiền.
Quên trả nợ lãi cao. Lãi tiếp tục ăn mòn.
Không chia sẻ với người cùng góp vốn. Mầm mâu thuẫn.
Thả lỏng chi phí. Lời mỏng dần mà không biết.
Quên cảm ơn đội ngũ. Người làm cùng thấy bị bỏ qua.
Không ghi lại vì sao có lời. Không biết lặp lại điều đúng.
Nghĩ rằng từ nay sẽ luôn có lời. Thị trường luôn thay đổi.
Câu hỏi thường gặp
Khi doanh nghiệp bắt đầu có lời nên làm gì trước?
Kiểm tra đó có phải lời thật sau khi trừ lương chủ và các khoản sắp đến hạn, rồi ưu tiên xây quỹ dự phòng và trả bớt nợ lãi cao.
Nên chia lợi nhuận theo tỷ lệ nào?
Không có tỷ lệ chung. Giai đoạn đầu nên dồn nhiều cho dự phòng và trả nợ, sau đó tăng dần phần tái đầu tư và phần cho chủ. Quan trọng là quyết định trước khi tiền về.
Có nên mở rộng ngay khi có lời?
Chưa nên vội. Hãy chắc cửa hàng hiện tại chạy được khi bạn vắng mặt, có lời đều nhiều tháng, và thử những cách mở rộng ít rủi ro trước.
Khi có tiền nên cẩn thận điều gì?
Tránh nâng mức sống nhanh, cẩn trọng với lời mời đầu tư hay cho vay, và không thả lỏng những việc đã tạo ra lời.
Có nên chia lời cho nhân viên?
Nếu có thể, chia một phần hoặc ít nhất ghi nhận công sức của họ. Người làm cùng thấy mình góp phần vào thành công sẽ gắn bó hơn.